Puede que a lo largo de los años hayas redactado infinidad de cartas dirigidas bien sea a algún familiar, conocido, allegado, entre otros. Este tipo de cartas por lo general contienen un mensaje directo el cual no requiere de un lenguaje muy elaborado o del cumplimiento de parámetros para poder ser entregada, esto se debe a que quien recibe la carta guarda algún tipo de relación con quien la emite, por lo que un lenguaje más coloquial y a meno es percibido con mayor gusto y afinidad.
Ahora bien, cuando requieres emitir un comunicado, mensaje o información a algún ente en específico como por ejemplo entidades gubernamentales, escolares, de negocios u otros, requieres la elaboración de un documento con un contenido completo. Este documento por su parte, si debe contar con un lenguaje elaborado, elementos específicos que le den formato a la carta, cumplimiento de una estructura que contemple márgenes y espaciados y lo más importante de todo, un mensaje claro y conciso.
De ahí la necesidad de recurrir a una carta formal para comunicar la idea o información correspondiente. Una carta formal es el medio más común entre diferentes entidades para intercambiar información.
¿Qué es una carta formal?
Una carta formal es un documento que por lo general se dirige a una institución de renombre o a una persona en específico con la cual no guardamos ningún tipo de relación. Se trata de una carta cuya característica principal es el uso de un lenguaje cortés y respetuoso la cual debe cumplir con ciertas normas y parámetros de cortesía. Por lo general una carta formal identifica claramente quien la escribe y los datos que permitan establecer contacto con esa persona.
Tipos de carta formales:
No todas las cartas formales tienen en mismo objetivo, por lo que su mensaje puede variar dependiendo del receptor. Dentro de las cartas formales más comunes, encontrarás:
- Carta de renuncia: es una carta que debe contener un lenguaje cortés y respetuoso independientemente de si el motivo de renuncia esta desencadenado por problemas o inconvenientes. Es utilizada para exponer las razones que motivan al trabajador a cesar sus actividades laborales con determinada empresa o persona.
- Carta de sugerencia: es la carta que se utiliza para proporcionar algún tipo de reclamo o inconformidad con el servicio prestado por alguna empresa o persona, por lo general expresa los rasgos negativos de la empresa, sin embargo el lenguaje debe mantenerse cordial y respetuoso. Incluye un apartado donde se genera una serie de recomendaciones y sugerencias (como su nombre lo dice) invitando al receptor a mejorar su desempeño.
- Exposición de motivos: se refiere a un tipo de carta formal la cual expresa de forma concisa y clara las opiniones y razones de quien la escribe ante determinada situación. También es un documento que puede ser utilizado cuando se desea exponer los motivos por los cuales una persona o empresa está calificada para desempeñar una determinada labor o prestar algún servicio en específico. Independientemente de si los motivos de la carta son de carácter positivo o negativo, se debe mantener un lenguaje cortés y respetuoso.
- Solicitante: la carta formal de solicitud es aquella que por lo general utilizan las empresas para exigir el suministro de algún documento o información en específico. Sin embargo no sólo las empresas hacen uso de este tipo de cartas, a la hora de solicitar un documento personal como por ejemplo: notas de alguna institución educativa, información bancaria, recibos de pago, entre otros, la carta de solicitud es ideal. También es utilizada para hacer la solicitud de algún tipo de autorización para ejecutar alguna acción en específico o pedir la expedición de un permiso laboral.
- Agradecimiento: es un tipo de documento que mantiene un lenguaje formal, sin embargo procura utilizar términos mucho más familiares o amenos, regularmente es aplicado a la hora de manifestar a una persona o empresa gratitud por su desenvolvimiento en un cargo determinado o haber prestado un servicio de calidad.
- Carta formal de maternidad: es aquella que se dirige específicamente al departamento de maternidad de algún instituto de salud para informar sobre la baja de maternidad de un paciente. Sin la expedición de este documento, el paciente no podrá realizar su salida del instituto
Partes que debe contener una carta formal
Al igual que todo documento de carácter comunicativo o formal, este tipo de carta debe contar con partes fundamentales que la hacen ser como su nombre lo dice una “carta formal”, si el documento que emites carece de alguna de estos elementos, tu carta carecerá de credibilidad y formalidad, en algunos casos cuando las cartas no cumplen con las exigencias mínimas pueden llegar a ser rechazadas o en su defecto devueltas para corregirlas y mejorarlas.
Es importante que tengas claro cuáles son las partes que la conforman, de esta manera aseguras que tu petición, solicitud o información llegue al receptor lo más rápido posible y sin pérdidas de tiempo. Las partes fundamentales de la carta formal son:
- Ubicación y fecha: es la parte de la carta donde se brinda información del lugar donde se encuentra la persona que emite la carta. Adicionalmente se acompaña con el día de emisión de la carta y el año en curso.
- Motivo: también conocido como asunto, es uno de los títulos que se emplea como encabezado, y contiene una pequeña descripción del punto a tratar en la carta, o en su defecto el objetivo de la misma.
- Saludo: es el gesto de cordialidad que el emisor tiene con el receptor, puede emplearse con una frase como: “Estimado Sr…” o “Reciba un saludo cordial…” es imprescindible para mantener un lenguaje cortés.
- Contenido: es la parte donde quien la escribe puede extenderse exponiendo los motivos de la carta, así como se deben expresar todos los puntos de forma concisa y clara. Esta parte de la carta puede contar con varios párrafos, sin embargo no se debe exceder la cantidad de palabras pues puede resultar tediosa de leer. Es recomendable que antes de profundizar en los motivos a exponer, se realice una breve introducción del tema y al finalizar, plantear una péquela conclusión para dar cierre definitivo a la información.
- Final: Por lo general no excede las dos líneas de redacción y es el fragmento donde se realiza la despedida de quien escribe la carta, siempre manteniendo un lenguaje cortés, puede utilizarse un lenguaje más familiar para generar empatía con el receptor.
- Firma: Aunque no lo parezca la firma del emisor es indispensable para dar credibilidad a la carta formal, pues de lo contrario el documento lucirá informal y no tendrá algún valor para quien lo recibe. La firma debe realizarse a mano alzada y con un tamaño considerable que permita una buena legibilidad de la misma. Puede ir acompañada del número de identificación de algún documento de quien la escribe.
¿Cómo hacer una carta formal?
Seguramente te ha quedado claro cuáles son las partes que debe contener una carta formal, bien, ahora estarás cuestionándote sobre cómo hacer una carta formal. No te preocupes, pues no es tan complicado como parece sin embargo, es indispensable que sigas las siguientes instrucciones para poder realizar tu carta formal de manera correcta y asegurar que el receptor esté conforme:
- Lo primero que debes hacer es definir el contenido de la carta, para ello puedes elaborar previamente un listado de los puntos a tratar, así evitas que se te escape algún aspecto importante.
- Seguidamente, asegúrate de confirmar el nombre correcto y completo de la persona que recibirá la carta, este es punto importante, pues es indispensable que el receptor se sienta conforme con la carta, para que lea su contenido completa.
- Instrúyete un poco sobre cómo se emplea un lenguaje cordial y respetuoso para brindar mayor formalidad a la carta, asegúrate de usar los calificativos y adjetivos correctos, evitando utilizar un dialogo informal y coloquial.
- Evita la redacción de párrafos extensos carentes de información importante, en los casos en los que la exposición de los motivos requiere de un gran número de líneas, intenta que la información sea precisa y sin divagaciones, pues de esta manera te aseguras de que el receptor realice la lectura completa de la carta.
- Observa algunos ejemplos anteriores de cartas formales que te permitan tener una idea del sentido que debe llevar y la organización de las ideas.
- No olvides indagar sobre la estructura y el formato que debe llevar la carta para que se convierta en un documento formal.
Estructura de una carta formal
Todo documento de carácter formal requiere de una estructura que permita organizar los diferentes elementos que contiene de una forma ordenada y de fácil lectura. La carta formal no escapa de esa característica, pues la ubicación de sus elementos dentro del documento le da la formalidad necesaria para ser enviada a un ente o persona importante.
Para organizar los diferentes elementos dentro de la canta formal puedes valerte de la siguiente estructura:
Ejemplo de carta formal
Si la elaboración de cartas formales no es un procedimiento habitual para ti, puede que presentes dificultad para redactar o elaborar dicho documento. Si este el caso, no te preocupes a continuación te mostramos los ejemplos más comunes y claros de cartas formales para que puedas tener una idea de cómo elaborar una.
Como podrás observar en los ejemplos las cartas presentan variaciones en la redacción, esto se debe a que no todos los temas a tratar son del mismo tipo, es importante que identifiques cual es el tipo de asunto a tratar en la carta para redactar el contenido de forma correcta.
a) El primer ejemplo consiste en la redacción de una carta formal cuyo objetivo es reafirmar el compromiso de determinada empresa a seguir con el cumplimiento de normativas impuestas por un ente en específico. Puede servirte como referencia en el caso de que debas hacer referencia a las cualidades de otra empresa y confirmación de tu compromiso con la misma.
b) El segundo ejemplo corresponde a una carta en tono de agradecimiento por parte de un establecimiento determinado, y a su vez como carta de invitación para un evento en específico. Puede servirte como referencia si los objetivos de tu carta son los mismos.
c)El tercer y último ejemplo es un documento que te servirá como referencia en los casos en los que requieres la autorización de algún superior, o de la empresa donde laboras para solicitar un permiso temporal.
Formato
Todo documento cuya divulgación o publicación es formal, debe contar con un formato definido que le permita mantener un sentido en la organización de sus elementos.
Antes de comentarte el formato ideal para una carta de formal, debes conocer ¿qué es un formato?. Un formato corresponde a la definición de los elementos que componen la carta formal, específicamente estos elementos hacen referencia a:
Tamaño de letra: Es la definición del número de tamaño de la fuente aplicada al texto, dependiendo de la línea el tamaño de la letra puede variar. Por ejemplo, si se trata del encabezado principal, por lo general se utilizan todas las letras en mayúscula para que el receptor identifique con claridad el tipo de carta que está recibiendo, (“CARTA FORMAL DE…”).
En el caso del texto que contiene la información se establece el tamaño convencional de las cartas, el cual generalmente se maneja con tamaño numero 12. Incluso según algunas normativas como las APA, este es el tamaño ideal para la redacción de cualquier documento.
Márgenes: aunque no existe una normativa estricta que delimite los márgenes que debe contener una carta formal, si existen algunas entidades que se han encargado de proponer diferentes tipos de márgenes para delimitar el espacio de disposición de los elementos. Sean cual sean los márgenes que implementes, asegúrate de que no falten en tu documento, te serán de gran ayuda para mantener el texto de forma ordenada.
Tamaño de hoja: existen numerosos tamaños de hojas para la redacción de documentos, dependiendo del tipo de documento que se desea imprimir, el tamaño de la hoja puede cambiar. Por ejemplo si hablamos de un documento personal de identificación, por lo general se utilizan tamaños pequeños y se suelen imprimir varias imágenes en un mismo espacio para ahorrar material; en el caso de las cartas formales, lo más regular es que se utilice un formato de hoja denominado “hoja carta” según lo establecido por las normas ISO –DIN serie A.
El tamaño de este tipo de hoja es de 210 mm x 297 mm, considerado espacio suficiente para emitir una carta mortal.
Hay casos particulares donde la carta debe contener una cantidad de elementos específicos, para estas ocasiones se puede recurrir al tamaño correspondiente a la “hoja oficio”, la cual tiene un tamaño de 215,9 mm x 355,6 mm.
Fuente: es importante que definas el tipo de fuente bajo el cual estará escrito el documento, para ello debes tener en cuenta que la letra escogida debe ser clara y de fácil lectura para evitar generar una distorsión del mensaje. Algunas tipografías por muy atractivas que parezcan, establecen variaciones en las formas de cada letra, las cuales no resultan convencionales para todos y puede generarse la confusión entre un carácter y otro.
No existe una fuente en específico u obligatoria al redactar un documento del tipo formal, sin embargo si existen tipografías que pueden brindarle mayor formalidad al documento como por ejemplo: Arial, Times New Roman, algunos tipo de Adobe.
Recomendaciones en la redacción de cartas formales:
Es probable que tengas definidos los puntos que quieres tratar en la redacción de tu canta formal, sin embargo la mayor dificultad se presenta a la hora de plasmar esas ideas bajo un lenguaje cortés y formal. Pues aunque te resulte difícil y al principio te cueste realizar ese tipo de documentos, con el tiempo logras mejorar tus habilidades para realizar estas cartas.
No se trata de una fórmula mágica o de seguir siempre el mismo formato, pues dependiendo del tema a tratar la redacción deberá variar y por ende los términos serán distintos. Incluso la redacción y el objetivo de la carta puede influir en la cantidad de párrafos que se necesitan para plasmar las ideas.
Te mostramos algunas recomendaciones básicas que puedes considerar al momento de elaborar una carta formal, esperamos te sirvan como referencia para agilizar los tiempos de realización:
- Refleja seguridad. Manteniendo siempre un lenguaje respetuoso y de cordialidad, refleja tu posición o motivos con certeza y de forma segura, aun cuando consideres que el receptor no esté de acuerdo con lo que expones, debes demostrar por qué tus puntos también son valederos. Muéstrate también tu disposición para aceptar sugerencias o alguna respuesta con un punto de vista distinto al que planteas, sin dejar de reflejar la importancia del tuyo.
- Puntuación. Ten mucho cuidado en los momentos en los que utilizas signos de puntuación, dependiendo del lugar de la frase donde los coloques, el sentido de la oración puede cambiar o ser comprendida de una forma distinta a la que inicialmente deseas.
- Frases cortas. Hay excepciones en las que requieres plantear un párrafo continuo y extenso, sin embargo el uso de comas (,) y punto y coma (;) pueden ayudarte a ordenar las frases para que sean más digeribles y fáciles de leer. Procura que las frases u oraciones que conforman el texto sean lo más exactas y concisas posible.
- Identifica al receptor. Cuando se trata de una carta formal, lo primordial es que quien la recibe sienta a través del documento un mensaje ameno y respetuoso, donde se considere su opinión y disposición de tiempo para leerlo, es clave que al reflejar el nombre de quien recibe la carta, lo hagas de forma completa, es decir, haciendo referencia a sus nombres y apellidos completos. Además, para darle mayor cordialidad y formalidad puedes agregar antes del nombre la abreviatura correspondiente a la profesión del receptor, de esta forma demuestras respeto.
Otro factor que puedes implementar, es hacer mención al puesto o cargo que ocupa la persona dentro de determinada entidad o empresa, es un elemento que a su vez te ayuda a que la carta enviada, sea recibida dentro del departamento correspondiente, evitando su posible extravío.
- Revisión. Antes de hacer el vio de la carta formal, no está de más que la sometas a un proceso de revisión donde la leas completa y determines si realmente has planteado todos los puntos que deseas. Además este paso te ayuda a detectar posibles errores ortográficos o alguna que otra falla gramatical en la redacción del texto. De ser necesario puedes acudir a un tercero que te de una opinión más objetiva y a su vez te permita saber si lo que has escrito está claramente definido y no genera algún tipo de confusión.
La redacción de cartas formales es una de las prácticas más comunes cuando se desean establecer relaciones entre profesionales o empresas constituidas, sirven como documento de apoyo para establecer contacto con personas que no se conocen a profundidad pero requieren el uno del otro para concretar algún negocio o definir determinada situación.
Conocer los elementos y características que debe tener una carta formal es de gran importancia a la hora de comenzar una vida profesional, pues resulta un recurso bastante útil para comunicarte tanto con tus compañeros como con tus superiores a la hora de tratar temas importantes o de trabajo.
Hay quienes consideran que redactar este tipo de documentos es muy difícil o solamente puede realizarlo un especialista en el tema de redacción de, pues entérate que no necesariamente debe ser así, si sigues los consejos aportados en éste post, podrás hacerlo de forma independiente, sin tener que solicitar los servicios de algún experto, lo cual acarrea gastos monetarios.
Anímate a practicar la redacción y elaboración de este tipo de cartas, para que al momento de requerirla te resulte mucho más sencillo.
Si te ha servido la información que te hemos proporcionado, no olvides compartirla con otros para que desde ya comiencen a redactar también sus propias cartas formales.
¡Por cierto! Antes de que te vayas, queremos recomendarte esto que seguro que te interesa:
- Carta patronal
- Carta de presentación empresarial
- Carta familiar
- Carta de renuncia
- Carta a Santa Claus
- Carta a los Reyes Magos
- Carta de agradecimiento
- Carta de Ottawa
- Carta descriptiva
Son una serie de contenidos a parte del que has leído que puede ser interesante para tí ¡Muchas gracias por leernos!
Tabla de contenidos
- 1 ¿Qué es una carta formal?
- 2 Tipos de carta formales:
- 3 Partes que debe contener una carta formal
- 4 ¿Cómo hacer una carta formal?
- 5 Estructura de una carta formal
- 6 Ejemplo de carta formal
- 7 Formato
- 8 Recomendaciones en la redacción de cartas formales:
