Carta comercial: qué es, características y ejemplo en word (2024)

Si eres un empresario, comprador o estás en el mundo de los negocios entonces vas a necesitar crear acuerdos con los proveedores, comercios u otras empresas con el fin de hacer crecer tu negocio. Para hacerlo podrás redactar un documento llamado carta comercial que te permitirá expresar peticiones, acuerdos, créditos y cualquier otro tramite comercial.

Este tipo de catas son formales y nos permite ahorrar tiempo si por algún motivo no nos podemos reunir con nuestros proveedores personalmente, así que es importante que tengas en cuenta que para saber cómo hacer una carta comercial, deberás saber qué es, sus funciones, sus características y por supuesto su estructura. ¡Empecemos!

Qué es una carta comercial

Se trata de un documento de carácter formal donde expresa, mayormente, temas relacionados con la adquisición de productos o servicios y se encuentra dirigido a comercios, empresas, proveedores e incluso a clientes, con la función principal de mantener una estrecha relación con el destinatario y de esta forma potenciar el negocio. Esta carta puede ser entregada personalmente, pero hoy en día son enviadas directamente al correo electrónico del destinatario.

Aunque pueden ser relacionadas con las cartas de solicitud, la naturaleza de esta carta dependerá de quién es el receptor y los motivos por el que la envías. Normalmente son enviadas para reforzar alianzas, hacer invitaciones, enviar comunicados, realizar pedidos, o por cualquier otra razón de índole comercial.

Características de una carta comercial

Un documento comercial resulta útil para dirigirnos a nuestros clientes, incluso nos acerca a ellos al poder enviarle listas de precios para que puedan evaluar nuestro productos. Así que puedes convertir una carta comercial en un aliado para que puedas fidelizar a tus clientes y en consecuencia potenciar tu negocio. En resumen, los elementos que caracterizan a una carta comercial, son los siguientes:

• Es una carta formal, es decir, presenta un vocabulario formal y serio.
• Pueden ser presentadas de forma impresa o digital, enviadas por correo o por el medio que hayas acordado con el destinatario.
• Su motivos pueden ser por: entregas, invitaciones, promociones, lista de precios, pedidos, créditos, alianzas, solicitud de una reunión, enviar catálogos, entre otros.
• Están dirigidas, principalmente, a : clientes, empresas o proveedores.
• Pueden ser cartas cortas o largas, solo si es necesario.

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Estructura de una carta comercial

Para saber cómo hacer una carta comercial solo tendrás que saber los elementos que la conforman y cómo van organizados. A continuación, te mencionamos cada uno de ellos según el orden que le corresponde:

• Encabezado: contiene los datos de la empresa remitente, como: nombre, dirección, correo electrónico y número telefónico. Generalmente estos datos están ubicados en la esquina superior derecha de la hoja.
• Fecha: luego del encabezado podrás colocar la fecha del día en el que está realizando la carta.
• Saludo cordial: está compuesto por un breve saludo afectuoso y educado hacia el destinatario. Por ejemplo podrás colocar algo como: “Estimado cliente“, “Estimada empresa” entre otras forma de saludo.
• Motivo de la carta: empieza a redactar la carta con una breve introducción que refleje el motivo principal de tu carta.
• Cuerpo de la carta: podrás explicar de forma más detallada las razones de la carta junto.
• Despedida: culmina la carta con una breve frase despedida cordial y formal. Por ejemplo: “Saludos cordiales” “Esperando su respuesta, se despide” “Sin otro motivo, se despide“
• Firma: luego de la frase de afirmación de despedida coloca tu firma junto con tu nombre y apellido. Por ejemplo: “Atentamente (Nombre y firma del remitente)”

Recomendaciones para hacer una carta comercial

Existen diferentes formas de presentar tu carta y adecuarla al destinatario, pero es importante que sigas la formalidad que a merita las cartas de este estilo. A continuación, verás algunos consejos que podrás aplicar en el momento que decidas o necesites redactar una carta comercial:

• Ten un vocabulario formal y serio
• Mantén una ortografía impecable a lo largo de todo el texto
• Intenta no usar varias tipografía en una misma carta, es importante que sea uniforme para que no desmejore la calidad visual del destinatario.
• Procura tener una buena redacción
• Evita las frases redundantes.
• Sé claro y concreto con lo que dirás.
• Puedes usar diferentes plataformas para redactar tu carta, pero una de las mejores es Word de Microsoft
• Si el solicitante lo necesita o es internacional, intenta por enviarle el documento en el idioma que sea más cómodo para su lectura. Si no sabes cómo hacerlo pídele ayuda a un profesional para que lo haga.
• Antes de empezar la carta puedes incorporar el logotipo de tu marca para brindar mayor confianza.
• Guíate por el ejemplo del formato que hemos dejado para que solo tengas que modificar los datos y si quieres agregar el logotipo de tu empresa.