Conseguir que un correo sea efectivo solo es posible si se escribe correctamente desde el saludo inicial. Para escribir un correo claro, sin errores y que resulte agradable de leer, es importante dedicarle tiempo desde antes de empezar a escribir. Este esfuerzo es especialmente necesario cuando se escribe en un idioma no nativo, y aún más si es en un entorno profesional. En este artículo se ofrecen algunos consejos básicos para saber cómo empezar un correo formal en inglés.
La importancia del principio
Las primeras palabras de un mensaje establecen el tono del texto. Un inicio inadecuado puede provocar falta de interés en el receptor o incluso causarle mala impresión. Algunos aspectos clave que tener en cuenta antes de empezar a redactar un correo son:
- Intención del mensaje. Para definir el tono, estructura y vocabulario de un mensaje, conviene tener clara su intención desde el principio, ya que los otros aspectos pueden variar en función de la intención.
- Información que quieres transmitir: empezar a escribir sin una información concreta que se quiera transmitir puede hacer que se olvide incluir algo importante o que se desvíe la atención debido a una larga exposición de detalles superfluos. Para evitar estos errores, elabora una lista de las ideas que pretendes mencionar.
- Saludo adecuado para el registro: el registro formal exige ciertas fórmulas y vocabulario específico, así que asegúrate de que todo tu mensaje se adecúe a ello en todo momento.
Antes de empezar el correo
La forma más fácil y rápida de seguir estos consejos es hacer un borrador antes de empezar. No hace falta que sea muy elaborado, ya que su función es servir de estructura provisional para redactar luego sobre él. Las ventajas del borrador son:
- Ayuda a organizar las ideas: una lista completa de las ideas que quieres incluir permite reordenarlas luego más fácilmente. Así, puedes priorizar lo importante y cambiar de idea si es necesario.
- Conlleva pensar en todo lo que hay que incluir: mientras se redacta un texto es habitual olvidarse de algunos detalles. Si haces una lista con todas las ideas, reduces las posibilidades de pasar algo por alto.
- Permite pensar en el vocabulario: un repaso breve a lo que quieres comunicar contribuye a ir pensando en palabras y expresiones útiles.
Por otra parte, un buen borrador debe responder a tres preguntas clave:
¿Qué información va a contener?
El borrador debe contener, aunque sea de forma concisa y esquemática, todas las ideas que vayas a incluir en el correo final. Pueden ser apuntes tan escuetos como “enviar corrección”, “consultar fecha de entrega” o “explicar procedimiento de mantenimiento”, o bien frases más elaboradas. En cualquier caso, la clave es hacerlo sin prestar atención a conectores y demás elementos gramaticales del texto. Tienes que poder leerlo y reorganizarlo rápido, para poder identificar de un vistazo si falta información.
¿Qué intención tiene?
Se envían correos por diversos motivos: para pedir algo, para establecer un evento en una fecha concreta, para comunicar una determinada información, para solicitar una respuesta, etc. El borrador debe dejar claro el motivo del correo para que el tono sea el adecuado al redactar la versión final.
¿A quién va dirigido?
La persona a la que se dirige el correo también determina la manera de expresar el mensaje. Entre otras cosas, el receptor o receptores definirán el registro adecuado. Si no sabes nada de la persona a la que va dirigido el correo, lo mejor es optar por un registro formal y lo más neutro posible.
Cómo empezar el correo
Una vez elaborado el borrador, puedes proceder con la redacción del correo. Para empezar a redactar, los primeros pasos en los que debes centrarte son el saludo y la apertura.
Saludo
Lo más habitual es saber a quién se envía el correo. En correos formales, la forma de dirigirse al receptor es por el título y el apellido, como en los siguientes ejemplos:
- Dear Mr. Tan
- Dear Ms. Steward
En el caso de las mujeres, el título indica su estado civil: Mrs. si están casadas y Ms. si no lo están. Procura respetar el título que utilice esta persona para referirse a sí misma, pero en caso de duda utiliza siempre Ms. Si no conoces el nombre de la persona a la que te diriges, debes buscar alternativas. Procura personalizar tu saludo al máximo con formas como estas:
- Dear Hiring Manager
- Dear CPO/CHRO
- Dear Technology Director
Puede ocurrir que tengas que enviar un correo sin saber siquiera el cargo de la persona a la que le escribes. En estos casos, como último recurso, puedes optar por un saludo genérico:
- To whom it may concern
- Dear Sir or Madam
Frases de apertura
Lo más habitual en las comunicaciones profesionales en inglés es explicar cuanto antes el motivo del mensaje. Puedes introducirlo con frases como:
- I am writing in connection to...
- We are writing to you regarding…
- I am contacting you on behalf of...
- I am writing in response to...
- I would like to...
Si en algún caso concreto, como sucede en los correos de presentación, fuera más importante hablar de quien escribe que del motivo, puedes usar otras expresiones como:
- Please allow me to introduce myself.
- My name is...
- I am the […] representative at...
- I am the Client Relations Manager at...
- I would like to introduce you to the team.
Expresiones para ordenar ideas
En los correos, se suele dividir la información con saltos de línea, aunque también se utilizan expresiones que suelen aparecer en puntos concretos. Cada correo necesitará expresiones concretas según su objetivo, pero algunas de las más recurrentes son:
- Apertura: I hope this email finds you well, Pleased to meet you, I am reaching out because…
- Cuerpo: As we discussed, Please find attached, Please note that…
- Cierre: Please let me know if you are available, I would appreciate your help in this matter, Any feedback you can give me on this would be welcome…
Saber cómo empezar un correo formal en inglés es una de las muchas habilidades esenciales para trabajar en entornos multilingües. Demostrar un buen dominio de la comunicación en inglés, no solo a la hora de escribir correos, sino en contextos profesionales variados, constituye un gran valor añadido para cualquier perfil profesional. Formarse para alcanzar estos conocimientos, es una gran opción para progresar a nivel profesional.
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