Ningún proyecto debería pausarse o tener obstáculos a causa del teletrabajo, al contrario, las empresas deberían aprovechar la transformación digital para realizar un adecuado seguimiento y una correcta medición de proyectos, definiendo indicadores y promoviendo la comunicación de información importante entre el equipo responsable. Para llevar a cabo un adecuado ejercicio de medición y seguimiento es importante seguir los requisitos fundamentales que te explicaremos a continuación.
Con el avance de la tecnología las empresas comienzan a identificar aquellas herramientas que son indispensables para su negocio, una de estas son los software especializados en la gestión y medición de proyectos, útiles para monitorear el avance de las diferentes actividades laborales de forma organizada y objetiva. Gracias a estos, el procesos de facturación y de gestión de costes es más acertado y rápido.
¿Qué es la medición de proyectos?
La medición de un proyecto enseña el estado del mismo en un determinado momento de ejecución, facilitando datos objetivos que permiten cuantificar su desarrollo, identificar fallos y definir mejoras. Por lo tanto aporta gran valor al proceso de facturación y facilita la gestión de pagos y costes.
Generalmente, el ejercicio de medición de proyectos lo realiza el responsable de la facturación de una empresa, ya sea un proveedor que busca realizar un cobro o una empresa que necesita facturar a un cliente. Sin embargo, este proceso debe ser aprobado por las dos partes responsables.
5 requisitos fundamentales para hacer una correcta medición de proyectos
El correcto ejercicio de medición de los proyectos empresariales tiene como base fundamental la planificación del proyecto teniendo en cuenta los siguientes requisitos clave:
- Definir los conjuntos de tareas vinculados al proyecto
Los conjuntos de tareas forman parte esencial del alcance del proyecto y son muy útiles para controlar el avance del mismo. Todos los conjuntos de tareas u objetivos deben ser medibles para lograr identificar su evolución y crecimiento.
- Definir indicadores de medición
El objetivo de medir los proyectos es poder cuantificar el estado de cada tarea. Por lo que es importante definir el indicador o criterio para medir su estado, identificando las unidades relacionadas con el resultado final de la tarea. Por ejemplo, el tiempo invertido en cada tarea si esta cuenta con un límite de entrega, o la cantidad de entregas en determinado tiempo, o las cantidad de visitas o clientes en una web, etc. Todo esto con la finalidad de medir resultados, no costes o consumos ya que estos están afectados por el rendimiento y gestión de cada profesional vinculado.
- Valoración de las tareas
La medición de los criterios establecidos genera una valoración económica del trabajo ejecutado por los responsables vinculados, por esto es indispensable disponer de la estimación económica del coste de cada tarea. Cuando se trata de proyectos para terceros se tiene en cuenta también el coste de venta, en función del objetivo de las valoraciones.
- Definir la frecuencia con la que se efectuará la medición de proyectos
Para saber con qué frecuencia se deberían llevar a cabo los informes de medición de proyectos hay que tener en cuenta criterios como la frecuencia de facturación y pagos, las solicitudes de clientes e inversores, todo en función de los diferentes objetivos establecidos, ya sean de seguimiento propio o de facturación a terceros.
- Definir los responsables del proyecto
Parece un tema obvio y superfluo, pero es importante destacarlo ya que hacer el seguimiento de los informes de medición de proyectos requiere una dedicación importante para tener una visión clara a nivel específico y global de la ejecución de las tareas. Esta persona además de realizar las mediciones de determinado proyecto o proyectos, también es responsable de aprobar, junto con el director del proyecto, los objetivos de los conjuntos de tareas.
Herramientas para una correcta medición de proyectos
En tiempos de teletrabajo y transformación digital, el mercado ofrece numerosos sistemas, o bien, Software de Medición de Proyectos y Control de Costes, que facilitan la obtención automática de datos objetivos para una correcta medición de los diferentes criterios establecidos, generando informes con resultados reales del desarrollo del conjunto de tareas definido.
Asimismo, existen diferentes plantillas en formatos editables para organizar manualmente la información de los indicadores de medición, en función de las necesidades de cada proyecto. Sin embargo requieren de más tiempo y dedicación por parte del responsable.
