¿Qué son los indicadores? Ejemplos, tipos y uso - Legaltech (2024)

Entender qué son los indicadores y para qué sirven es algo absolutamente necesario para que las firmas puedan monitorear de manera constante sus niveles de rendimiento. Esto con la finalidad de no perder competitividad en el mercado ante otras firmas más productivas. Y es que un análisis interno por medio de lo que son indicadores en una empresa permite identificar información clave para conocer dichos niveles, descubriendo así las debilidades y fortalezas dentro del estudio para poder tomar decisiones correctivas y estratégicas.

Para empezar, es importante saber qué son, cuántos tipos de indicadores existen, qué beneficios aportan y cómo es posible medir los KPI de desempeño. Por ello, a continuación, se dará respuesta a estas preguntas y, además, te mostraremos algunos ejemplos de indicadores para firmas de abogados.

¿Qué son los indicadores?

Los indicadores son unidades de medición que permiten evaluar el rendimiento de los procesos internos de la firma, ya sea para medir la rentabilidad, productividad, calidad de servicio, gestión del tiempo, entre otros. En este sentido, los indicadores de un proyecto se pueden utilizar para medir el desempeño de un proceso específico, de un profesional, de un área o de toda la firma en conjunto.

Por lo tanto, puedes implementar diferentes tipos de indicadores de un proyecto jurídico en particular u otros tipos de indicadores de gestión de la firma en general. Lo importante, y que siempre debes tener en cuenta, es que los indicadores que elijas siempre deben poder aportarte información precisa, clara y confiable, para que así tengas fundamentos sólidos que te permitan tomar decisiones efectivas.

Dentro de este contexto debes saber que existen gran cantidad de indicadores, pero aquellos que son más importantes para tu negocio son llamados “indicadores claves de rendimiento” o key performance indicators (KPI), y son estos a los que les debes prestar mayor atención. Estos son los indicadores en una investigación que se implementan cuando se está evaluando y analizando específicamente un ámbito clave de gran importancia para la firma.

¿Para qué sirven los indicadores en una empresa?

La pregunta para qué sirve un indicador se puede responder de formas muy diferentes, ya que todo varía en función del tipo de indicador a medir y del objetivo de la medición. En líneas generales, dentro de una firma los indicadores sirven para:

• Descubrir la carga de trabajo ideal para optimizar la productividad.
• Establecer una proporción más adecuada entre socios y abogados.
• Estimar con precisión la cantidad de tiempo para cada proyecto.
• Identificar los clientes más rentables.
• Determinar las horas de trabajo que se están facturando.
• Determinar las tareas no jurídicas que afectan la productividad y la rentabilidad.
• Identificar la cantidad de trabajos que suele requerir correcciones y que, por tanto, disminuyen la productividad.
• Conocer el nivel de rendimiento del equipo a través de una medición del desempeño.

En este contexto, podemos decir que los indicadores son educativos, ya que a nivel empresarial nos permiten educarnos sobre aspectos del negocio que normalmente desconocemos. Gracias a ello podemos, por ejemplo, diseñar mejores estrategias para mejorar la productividad.

¿Qué tipos de indicadores existen?

Entendiendo que existen tantos posibles (ejemplos de indicadores KPIs) como procesos críticos dentro en una empresa, para un estudio de abogados se pueden identificar los siguientes tipos de indicadores, que son los más relevantes:

• KPI de rentabilidad o KPI financieros: Estos son indicadores de gestión que te permiten conocer el desempeño de la actividad económica de la firma. Es decir, si los beneficios obtenidos superan o no los costos invertidos. A esto se le conoce también como análisis de rentabilidad.
• KPI de calidad del servicio: Son indicadores que miden los resultados de los procesos de servicio alcliente, para conocer el nivel de satisfacción de este en su experiencia con el estudio de abogados.
• KPI de productividad: Son indicadores de proyectos que miden la relación entre la cantidad de carga laboral y el rendimiento individual de cada uno de los miembros de la firma. A esto se le conoce como medición de la productividad.

¿Cómo hacer indicadores en una investigación?

Para hacer lo que son los indicadores de gestión dentro de una firma y garantizar su correcta medición a lo largo del tiempo te recomendamos seguir el siguiente paso a paso:

1. Define objetivos claros: Antes de seleccionar cualquier tipo de indicador, es importante definir los objetivos de la firma de abogados. Por ejemplo, si la firma quiere aumentar su base de clientes, los indicadores deben centrarse en la adquisición de clientes potenciales, el seguimiento de los clientes potenciales y la tasa de conversión de clientes potenciales en clientes.
2. Identifica los KPIs relevantes: Seleccionar aquellos indicadores que miden el progreso hacia los objetivos establecidos. Por ejemplo, el número de nuevos clientes, el tiempo promedio de respuesta a los correos electrónicos o la tasa de retención de clientes pueden ser KPIs relevantes para medir la adquisición de clientes y la satisfacción del cliente.
3. Asigna responsabilidades: Debes asignar un “propietario” del proyecto de investigación. Esa persona responsable debe estar informada de la importancia de su papel en la medición del éxito de la firma de abogados.
4. Establece metas claras: Una vez que has identificado los KPIs relevantes, es importante establecer metas claras y alcanzables para cada uno de ellos.
5. Selecciona herramientas de seguimiento: Es importante seleccionar herramientas de seguimiento que permitan medir con precisión los KPIs seleccionados. Las herramientas pueden incluir software de seguimiento de tiempo y facturación, como TimeBillingX, un programa del que te hablaremos más adelante.
6. Establece un plan de seguimiento: Debes establecer un plan de seguimiento para asegurarse de que los KPIs se midan regularmente y se actualicen según sea necesario.
7. Analiza los resultados: Analiza los resultados para entender cómo se están desempeñando los KPIs y si se están cumpliendo las metas establecidas. En caso contrario, ajusta los planes de acción.
8. Comunica los resultados: Finalmente, debes comunicar regularmente los resultados a los miembros del equipo para asegurarse de que todos estén alineados con los objetivos de la firma de abogados y las metas establecidas.

¿Cómo medir los indicadores en una empresa?

A simple vista, puede parecer que medir los diferentes tipos de indicadores es un proceso que exige la dedicación de una gran cantidad de tiempo y de recursos humanos. Sin embargo, en la actualidad, existen herramientas legaltech especializadas en digitalizar y automatizar la medición de lo que son indicadores dentro de una firma. Tal es el caso de TimeBillingX.

TimeBillingX es un software de productividad que registra las horas laboradas por cada abogado, ayudándote a identificar cuánto tiempo se está dedicando a tareas no rentables (como son las tareas administrativas) y cuánto tiempo a tareas que sí son rentables.

De igual manera, TimeBillingX mide otros tipos de KPI que te permiten conocer cuáles son tus clientes, abogados y proyectos más rentables, y también logras detectar que tan bien se están administrando los recursos internos.

Así, a través de sus funcionalidades de business intelligence para la medición de resultados, con esta herramienta obtienes reportes analíticos con los que puedes monitorear toda la actividad del negocio. Con base en los resultados obtenidos, puedes establecer estrategias que te permitan lograr la optimización del tiempo, productividad y el nivel de competitividad de la firma dentro del demandante mercado actual.

Ejemplos de indicadores de gestión

Teniendo en cuenta los diferentes tipos de lo que son los indicadores, definir con cuidado los KPI para el estudio de abogados que conformarán cada grupo de medición es una tarea importante. De lo contrario, se estaría desconociendo el funcionamiento preciso del negocio y obtendrás así un panorama sesgado.

Para ayudarte a elegir los KPI más adecuados, a continuación, te mostramos algunos ejemplos de indicadores que puedes evaluar para cada área:

1. Ejemplos de indicadores de rentabilidad:
   • Nivel de satisfacción del cliente. Retorno de la inversión (ROI) por adquisición de herramientas legaltech.
   • Promedio de facturación por cada hora trabajada.
   • Promedio de facturación por cada abogado y/o socio.
   • Promedio de facturación por cada cliente de la firma.
   • Costo por adquisición (CPA) de clientes por campaña, este es un indicador comercial importante cuando se realizan campañas de marketing y promoción.
2. Ejemplos de indicadores de calidad del servicio:
   • Nivel de satisfacción del cliente.
   • Probabilidad de recomendación de la firma por parte del cliente.
   • Recurrencia del cliente con los servicios de la firma.
3. Ejemplos de indicadores de productividad:
   • Cantidad de horas trabajadas en tareas rentables.
   • Cantidad de horas trabajadas en tareas no rentables.
   • Cantidad de horas que cada abogado dedica para cerrar cada caso.
   • Relación entre cantidad de horas facturadas por cantidad de horas trabajadas.
   • Porcentaje de casos resueltos exitosamente por cada abogado.

A los indicadores debemos considerarlos como herramientas fundamentales para la gestión empresarial, ya que permiten evaluar el rendimiento del negocio en áreas clave y tomar decisiones informadas.

Es importante destacar que los indicadores de desempeño no deben ser utilizados de manera aislada, sino que deben ser parte de un enfoque más amplio de gestión estratégica, en el que se analizan y evalúan múltiples variables para asegurar el éxito sostenible de la firma. Y aquí es donde entran en juego herramientas como TimeBillingX, que aseguran una medición precisa de la gran variedad de indicadores de productividad y rentabilidad.

Preguntas frecuentes sobre qué son los indicadores

Publicado originalmente el 24 de noviembre de 2020 y actualizado el 1 de juniode 2023