La planificación es el componente básico en la gestión de proyectos. Y los hitos son los componentes básicos del plan: anticipan lo que se supone que debe lograr el proyecto en una fecha preestablecida en el futuro. A continuación encontrará las respuestas a las preguntas más típicas que pueden ocurrir en relación con hitos de un proyecto:
- ¿Qué son los hitos de un proyecto?
- La importancia de hitos en la gestión de proyectos
- ¿Cuáles son los ejemplos de hitos de un proyecto?
¿Qué son los hitos de un proyecto?
Un hito (milestone) es un evento significativo que tiene importancia para todo el proyecto. Se utiliza para medir el progreso y mostrar cómo se acerca a los objetivos que se han establecido.
Esta breve definición de hitos en la gestión de proyectos puede parecer bastante simple. Sin embargo, tenga en cuenta que pueden haber algunas confusiones. Por ejemplo, los hitos pueden ser confundidos fácilmente con tareas, objetivos y entregables. Entonces, ¿cómo definir qué es realmente un hito?
Hitos vs. tareas
Cada proyecto consta de tareas que requieren cierto tiempo para completarse. Los hitos, por otro lado, son momentos que indican un progreso hacia adelante.
Para comprender mejor la diferencia, hágase las siguientes preguntas:
- ¿Es un momento significativo en mi proyecto que indica progreso?
- ¿Afectará el plazo final?
- ¿Es un entregable?
- ¿Las partes interesadas deben revisarlo?
Si responde «sí» a cualquiera de estas preguntas, es un hito, no una tarea.
Hitos vs. objetivos
Cualquier objetivo es algo que desea lograr en el futuro. Por ejemplo, abrir una nueva tienda es el objetivo de su negocio. La ruta para alcanzar ese objetivo incluirá varias tareas, divididas en hitos.
Esta no es una fase de proyecto. La fase abarca múltiples tareas, mientras que un hito es como una marca de verificación entre una etapa y la siguiente que no tiene una duración de tiempo.
Hitos vs. entregables
Las tareas llevan a los entregables del proyecto. Por ejemplo, si administra una tienda de perfumes, una entrega podría ser hacer una nueva colección. Un hito marca la finalización de eso. Es una especie de evento para celebrar el logro.
La importancia de hitos en la gestión de proyectos
Ya que sabemos que es un hito en un proyecto, vamos a averiguar por qué es importante que los proyectos incluyan hitos.
Los hitos proporcionan muchos beneficios. Las siguientes ventajas son las más esenciales.
- Los hitos le permiten conocer todos los plazos
Todos los proyectos tienen fechas límite y no todos los miembros del equipo deben saber cuándo se han cumplido todas las fechas límite. Convertir los entregables clave en hitos de gestión de proyectos en el cronograma ayudará a cualquiera que desee una vista de nivel superior del progreso a ver lo que está sucediendo de un vistazo.
- Los hitos ayudan a identificar cuellos de botella y posibles retrasos
Los hitos obligan a hacer una pausa y evaluar el progreso del proyecto periódicamente.
- Los hitos ayudan a crear un plan sencillo
El mapeo de los hitos del proyecto facilita la planificación de todas sus tareas con anticipación. Es posible que sus inversores, ejecutivos y partes interesadas no conozcan todos los detalles. Cuando crea un plan de proyecto con los hitos trazados, les permite comprender sus cronogramas de manera fácil y rápida.
¿Cuáles son los ejemplos de hitos de un proyecto?
Cada proyecto e industria tendrá diferentes hitos. Al mismo tiempo, hay algunos ejemplos de hitos importantes del proyecto que se pueden establecer como una forma de mantener a su equipo en el camino correcto.
Para sistematizarlo de alguna manera, vamos a dividir los ejemplos de hitos en tres grupos:
- Hitos de la etapa inicial.
- Hitos de medio término del proyecto.
- Hitos de las etapas finales.
Ejemplos de hitos de un proyecto en la etapa inicial
Aprobación del proyecto
La aprobación del proyecto puede ser el primer punto de control clave en el ciclo de vida de un proyecto.
Cuando tiene la aprobación de los directivos y las partes interesadas, obtiene «luz verde» para comenzar su trabajo. Así es como se puede visualizar en el software de gestión de proyectos GanttPRO:
Financiación
Cuando los equipos inician cualquier proyecto, deben asegurarse de que haya suficientes fondos disponibles para llevar a cabo todas las tareas requeridas. También es necesario prever fondos suficientes para hacer frente a cambios inesperados que pueden ocurrir. Eso puede ser establecido tanto antes de la iniciación del proyecto, como en la fase inicial.
Aprobación de diseño
Antes de pasar al proceso de diseño, los clientes generalmente desean conocer las expectativas de las revisiones proyectadas y las horas que tomarán.
Se sentirán más seguros si comprenden lo que se está haciendo y por qué. Cuando involucra a las partes interesadas, puede obtener comentarios fácilmente y alcanzar el hito de aprobación mucho más rápidamente.
Contratación de ciertos expertos
Otro ejemplo de hito esencial es la contratación de personas para roles críticos.
La búsqueda de nuevos talentos para su proyecto es un paso importante que se hace en mayor parte en la fase inicial del proyecto. Durante el proceso de contratación, deberá identificar las necesidades de personal, hacer las preguntas de entrevista adecuadas y establecer hitos para cada vacante.
Capacitación
Este ejemplo incluye actividades para preparar mejor a los miembros del equipo para el proyecto. Sobre todo es relevante para los grandes proyectos a largo plazo. El hito será alcanzado cuando todo el equipo esté preparado para llevar a cabo ciertas operaciones de todas las fases posteriores.
Contratos con proveedores
Muchos proyectos en diversas industrias requieren contratar a proveedores externos. Cuando ya tengan identificadas las necesidades, se envían solicitudes de propuestas a varios proveedores donde se enumeran el resumen ejecutivo y los requisitos. A medida que se reciben las respuestas, se puede marcar los los hitos para cada proveedor requerido.
Ejemplos de hitos de un proyecto en medio término
Finalización de tareas críticas
A veces, los equipos establecen hitos para ellos mismos para centrarse en tareas críticas que deben completarse.
No olvide que las tareas o elementos de acción son los componentes básicos de su proyecto. Algunos de ellos tardarán más en completarse que otros. Por lo tanto, se diferencian de los hitos, ya que estos puntos de control no tienen una duración asignada y agrupan determinadas tareas.
KPI alcanzados
Los KPI son los indicadores clave de desempeño. Representan objetivos medibles que ayudan a realizar un seguimiento del desempeño general de los proyectos.
Como ejemplo, los KPI pueden incluir costos reales, ROI (retorno de la inversión), utilización de recursos, etc. Estas métricas deben ser viables y sencillas para ayudar a medir el éxito.
Recolección de comentarios de las partes interesadas
Otro hito que puede establecerse en la mitad de proyecto o en varias fases del proyecto es recibir comentarios de las partes interesadas. Asegurarse de que las partes interesadas clave tengan la posibilidad de compartir sus comentarios es también uno de los ejemplos reales de puntos de control de implementación de un proyecto.
Ya sea un ejecutivo o un cliente, es fundamental considerar todos sus comentarios. Quizás tenga que modificar sus hitos para asegurarse de que el proyecto avance (ya sean comentarios negativos o positivos).
Ejemplos de hitos de un proyecto en las etapas finales
Pruebas
Muchos proyectos como por ejemplo del ámbito de la ingeniería o la construcción deben pasar por etapas de prueba y evaluación.
Estas etapas incluyen la verificación de todos los sistemas, como los de TI, eléctricos y de seguridad. Puede establecer un solo hito con varias tareas para cada prueba o elegir puntos clave para separar el proceso para todos los sistemas individuales.
Errores corregidos
Puede encontrar numerosos problemas durante las pruebas de control de calidad. Se pueden programar nuevos hitos para realizar ajustes o reparar posibles defectos.
Los defectos pueden estar relacionados con el diseño, los materiales o la calidad. También hay defectos latentes que no se pueden descubrir hasta años después de la finalización del proyecto.
Aprobación final
Algunos proyectos terminan con la aprobación final por las partes interesadas clave. No significa el final del proyecto, ya que si el proyecto no cumple con todos los requisitos y no lo aprueben, tendrán que agregar otras tareas.
Como crear hitos en GanttPRO
Las herramientas para gestión de proyectos avanzadas ofrecen la posibilidad de establecer hitos rápido y con facilidad.
En GanttPRO lo puede hacer en cuestión de segundos. Simplemente haga clic en «Añadir un hito» donde lo necesite en su proyecto y asígnele un nombre. Y ya está. No es necesario hacer algo más que esto.
Conclusión
No olvide que los hitos son eventos clave que determinan el éxito de su proyecto. Ayudan a rastrear el progreso y sirven como puntos de control que le mantiene enfocado en sus objetivos generales.
Para aprovechar al máximo estos puntos de control, asegúrese de que su proyecto esté bien organizado y estructurado. Tenga en cuenta todos los ejemplos enumerados anteriormente y elija una herramienta de gestión adecuada para tener éxito. ¡GanttPRO está listo para ayudarlo a planificar y organizar su trabajo con facilidad!
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