Antes de que te dé un ataque de pánico, es bueno tener en cuenta lo siguiente: una factura emitida no se debe eliminar ni se debe modificar como si aquí nadie hubiera visto nada.
«Aunque un programa de facturación te permita eliminar una factura, conviene tener en cuenta que la legislación fiscal no permite ese procedimiento. Si has emitido una factura y algún dato estaba equivocado o, simplemente, lo habías omitido, lo conveniente –y lo legalmente autorizado– es emitir una nota de crédito o una factura rectificativa.
¿Nota de crédito o factura rectificativa?
Parece haber una discusión sobre si lo apropiado es una nota de crédito o una factura rectificativa. La Agencia Tributaria acepta ambas, por lo que no importa si tu asesor se pone terco con lo de que ha de ser una factura rectificativa.
La diferencia fundamental entre ambas es que la factura rectificativa se emite para anular una factura cuyo IVA ya está liquidado. Es, por tanto, para anular una factura de un trimestre anterior.
Cómo se crea una nota de crédito
Para hacer una nota de crédito, has de seguir los siguientes pasos:
• Has de crear una nueva factura y aclarar que se trata de una “Nota de crédito”.
• Has de asignarle un número correlativo a la serie. Es decir, si llevas nueve facturas emitidas, la nota de crédito pasará a ser la número diez, sin importar que la factura que anule o modifique lleve el número uno o el número dos.
• Has de hacer referencia a la factura anulada. Por ejemplo: “Número de factura original: XXXX1”.
• Los importes así como las cantidades han de ir en negativo.
«Cuando haces una nota de crédito has de tener en cuenta lo siguiente», advierten:
• No tires la factura anulada o modificada a la basura. Esta la has de mantener por si Hacienda pregunta por ella.
• Envía a tu cliente la nota de crédito, sino le descuadrarás la contabilidad y podría tener un marrón con Hacienda.
• Si se trata de una modificación porque te has equivocado o has olvidado algún dato importante, una vez emitida la nota de crédito y enviada a tu cliente, has de crear una nueva factura (con los datos correctos, no lo olvides, si no se te irá la vida haciendo y deshaciendo facturas). Ésta ha de seguir, lógicamente, la numeración de la serie.
Cómo hacer una factura rectificativa
La factura rectificativa sigue una lógica diferente a la nota de crédito, pero conviene saber las siguientes diferencias:
• Has de aclarar que se trata de una “factura rectificativa”.
• La numeración sigue una serie diferente a la factura original (por ejemplo: “Rect. 01”), a diferencia de la nota de crédito.
• Especificar el tipo impositivo y la cuota repercutida. No olvides que en la factura rectificativa no has de hacer constar el IVA, aunque la original sí lo haga.
