La carta de reclamos, también conocida como carta de cobro, es una carta que envía una empresa a un cliente moroso para instarle a pagar su deuda. Recuerda al cliente su obligación con la empresa y garantiza que actúa de buena fe en caso de que el importe no pagado se deba a un error de introducción de datos o a un descuido.
Carta de recordatorio de pago: ¿por qué y cuándo utilizarla?
Hacer un seguimiento constante de los impagos de clientes es vital para todos los directivos, especialmente, para los jefes de pequeñas empresas. Es fundamental asegurarse de que los clientes no se aprovechen de los plazos de pago que se les conceden. En efecto, una gran cantidad de facturas pendientes de pago puede provocar dificultades de tesorería en y perjudicar así la solidez financiera de la empresa. Si no se producen las entradas previstas, es necesario enviar recordatorios formales por correo a los clientes morosos.
La carta de recordatorio es el primer paso para cobrar una deuda de manera "amistosa" a un deudor. En efecto, existen otras formas de hacer frente a los impagos de que, en su mayoría, implican procedimientos judiciales costosos y que toman mucho tiempo. Por lo tanto, la carta de recordatorio de pago permite favorecer el diálogo en lugar del conflicto. También se recomienda alternar con otros métodos de recordatorio, como correos electrónicos, llamadas telefónicas o mensajes de texto.
Algunos consejos para escribir una carta de recordatorio de pago
La redacción de una carta de cobro debe ser sencilla y concisa: Se recomienda ir directo al grano para evitar cualquier confusión o reclamación de parte del cliente. Sin embargo, aquí hay una lista de elementos necesarios a tener en cuenta.
- El tono utilizado. La cortesía y la firmeza deben prevalecer en el vocabulario y la redacción utilizados. El cliente debe entender, sin sentirse atacado, que la petición es seria.
- Las referencias necesarias. Incluir las fechas clave (envío de la carta, emisión de la factura y fecha de vencimiento del pago), el importe exigido y una copia de la factura no pagada es fundamental, primero, para contextualizar la carta de reclamación en caso de olvido, pero también para anticiparse a cualquier desacuerdo del cliente en cuestión.
- Consecuencias del impago. Sin llegar a las amenazas formales, en el caso de un segundo recordatorio, puede ser útil especificar las medidas, en particular las legales, a las que se expone el cliente en caso de impago.
- Carta certificada con acuse de recibo. El envío de una carta de cobro por correo certificado demuestra que la empresa se toma en serio el procedimiento, especialmente, si se trata de un segundo recordatorio. Además, la trazabilidad que ofrece el acuse de recibo puede utilizarse como argumento de peso en caso de procedimiento judicial.
En caso de que el recordatorio no sea suficiente
La carta de recordatorio es un procedimiento de cobro llamado "amistoso" en el sentido de que se basa únicamente en la buena fe de las partes implicadas: la empresa y el cliente responsable del impago. Sin embargo, si no es suficiente para que el cliente pague el importe adeudado, existen otras opciones.
Recurrir a un agente judicial. Una carta certificada sellada por un agente judicial representa un grado adicional de presión que puede ser suficiente para convencer al cliente moroso de que pague su deuda.
Recurrir a una empresa de cobro. Es posible comisionar a una empresa para que cobre las deudas pendientes a cambio de una comisión. Este enfoque es costoso, pero permite a la empresa delegar la tarea de cobro a un tercero y concentrarse en su actividad principal.
Procedimientos judiciales. Una empresa puede iniciar distintos procedimientos para obtener el pago de una factura por parte de uno de sus clientes. Requerimiento de pago, citación del juez, ejecución dineraria, etc. Estas opciones son costosas, consumen mucho tiempo y, en lo ideal, requieren el apoyo de un abogado: Por lo tanto, es necesario asegurarse de que los importes de los impagos de los clientes en cuestión sean lo suficientemente importantes como para justificar un procedimiento judicial.
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