La ofimática es un mercado que desde hace más de 20 años se encuentra dominado por Microsoft y su paquete Office. Si hablamos específicamente sobre procesadores de texto, lo primero que viene a nuestra mente, es una de las herramientas de esta suite: Word. Aunque en estos momentos tiene una fuerte competencia en alternativas como Docs, aquí te contaremos sus principales ventajas y desventajas.
Si necesitas ayuda para elegir el procesador de textos en el que apoyarás tus tareas, aquí encontrarás justo lo que necesitas.
👍Ventajas y beneficios
✅ Distintos formatos de visualización
Los formatos de visualización representan una opción de Word, que nos permite ajustar el documento a fin de verlo de la manera más cómoda posible. De esta manera, si solo necesitas revisar el archivo, puedes ocupar el Modo Lectura. Por su parte, si estás en el proceso de redacción, puedes activar la modalidad de Diseño de Impresión.
Asimismo, se encuentran disponibles los formatos de diseño web, esquema y borrador. La idea de estas modalidades, es que el usuario ajuste la vista a fin de adaptarla 100% a las necesidades del documento.
✅ Plantillas predeterminadas
El trabajo con plantillas ha demostrado ser realmente efectivo en muchas herramientas disponibles en internet. Sin embargo, Word incorpora esta posibilidad desde hace mucho tiempo, permitiendo que podamos apoyarnos en formatos prediseñados para crear nuestros propios documentos.
De esta forma, si quieres hacer un curriculum, un informe, boletín o cualquier otro tipo archivo, puedes comenzar con una plantilla. Esto te asegurará resultados profesionales, además de aportar un punto de partida para arrancar el proceso con más fluidez.
✅ Corrector de ortografía
El corrector ortográfico es una de esas características que han acompañado a Word desde sus primeras versiones. Así, se convirtió en la principal herramienta para todos los ámbitos en donde se requiere redactar. En ese sentido, el software es capaz de marcar los errores de ortografía y también los de gramática. Los primeros son marcados en color rojo, mientras que los segundos se señalan en azul.
Cabe resaltar que, esta función cuenta con una pequeña interfaz que nos permite ir recorriendo cada error y ver las opciones para corregirlo. Si quieres desplegarla, presiona la tecla F7.
✅ Autoguardado
El autoguardado es esa característica que nos ha salvado la vida tantas veces, tras cualquier falla que implique el reinicio del sistema o el cierre del programa. Aunque lo más recomendable siempre es guardar los cambios de forma frecuente mientras trabajamos en un documento, esta función resulta un excelente respaldo.
Si ingresas al menú de opciones de Word, podrás ajustar la frecuencia de autoguardado a fin de reducir el intervalo de tiempo en el que se ejecuta. De forma predeterminada, el sistema hace el guardado automático cada 10 minutos.
✅ Insertar y copiar elementos dentro del documento
Word brinda la posibilidad de que trabajemos con diversos tipos de elementos dentro del documento. En ese sentido, no solo podrás trabajar con texto, sino que soporta la inserción de imágenes, videos, formas, enlaces, citas desde Wikipedia, gráficos y más.
Esto abre muchos horizontes respecto al tipo de documentos que podemos crear y todo lo que pueden contener. Desde el menú “Insertar” podrás ver todos elementos que soporta el programa.
✅ Proteger el documento para edición
Esta es una opción de seguridad muy útil porque te permite garantizar el hecho de compartirlo, sin que nadie más haga cambios. Si haces click en “Archivo”, podrás ver todas las opciones disponibles en este aspecto desde la pestaña “Información”.
Ahí verás el botón “Proteger documento” y al hacerle click, se desplegarán alternativas como Restringir Edición o Proteger con Contraseña. Igualmente, verás opciones informativas como “Marcar final” lo que indicará a los usuarios que están leyendo la versión definitiva del archivo.
👎 Desventajas y contras
❌ Amerita instalación
El paquete Office requiere instalarse en el sistema operativo y aunque cuenta con una opción online, no ha sido tan solvente como su principal competidor. Esto es una desventaja, puesto que, en estos momentos, las herramientas online son mucho más atractivas para los usuarios.
Las razones van desde la posibilidad de mantener sus archivos en la nube siempre actualizados y sin riesgo de pérdida, hasta ahorrar espacio de almacenamiento.
❌ Precio alto de suscripción
La primera desventaja que debemos mencionar del procesador de textos de Microsoft es que su uso está sujeto al pago de licencia. Adicionalmente, es de resaltar que el precio puede resultar bastante elevado, si consideramos que, una alternativa como Google Docs es completamente gratuita.
Además, el costo de la licencia involucra todo el paquete de Office, una oferta poco atractiva para quienes solo necesitan usar Word.
❌ Alta curva de aprendizaje para los más principiantes
Word es un programa muy completo y que puede cubrir las necesidades de usuarios básicos y avanzados. Si bien cuenta con una interfaz bastante amigable, la curva de aprendizaje puede ser retadora para quienes apenas comienzan a conocer la herramienta.
Procesos como el de crear índices, por ejemplo, pueden resultar bastante complicados al intentarlo por primera vez. No obstante, es de considerar que, en la web, existe mucha ayuda al respecto.
❌ Fuentes limitadas
La cantidad de fuentes o tipos de letra que ofrece Microsoft es bastante amplia. Sin embargo, para quienes buscan alternativas novedosas, es muy probable que no resulte la mejor opción. En este caso, tendrás que pasar por el proceso de instalación de fuentes en tu sistema operativo, algo que escapa de los límites de uso de Word.
❌ Incompatible con otras herramientas de edición
Word tiene un par de inconvenientes que le impiden adaptarse completamente a los tiempos que vivimos. El primero es su falta de integración con otras herramientas, algo que en el entorno de Google está disponible de forma accesible para usuarios de todos los niveles.
Por otra parte, su formato no suele ser compatible con otras herramientas y esto es algo que puede resultar problemático al compartir un documento. Si bien Docs puede abrir archivos DOCX, no está garantizado que pueda mantener la estructura de origen.
Esto representa una gran oportunidad de mejora, en un momento donde compartir archivos es parte fundamental de la dinámica entre usuarios.
