Las fichas son una papeleta blanca y de superficie opaca que sirven para catalogar e investigar documentos. Son blancas para que destaque en ella lo escrito con tinta oscuray opacas, para no fatigar la vista del lector.
No debe ser rayada ni cuadricula, tampoco debe escribirse por detrás. Es más, si el espacio de una fecha resultara insuficiente para escribir todo lo que deseamos, debemos continuar en otra luego de asignarla con un número romano en la esquina superior derecha.
En cuanto al tamaño, no hay ninguna regla que ofrecer ya que cada investigador usará las fichas del tamaño que requiere su trabajo. No obstante, basándose en criterios eminentemente prácticos, recomendamos la medida internacional que presenta una ficha de 8 por 12 centímetros.
Cómo se preparan las fichas
Los diversos tipos de fichas se adquieren en librerías, pero también las podemos confeccionar en librería, en papel o en cartulina, de acuerdo aun modelo estándar. Debemos procurar que todas las fechas conserven un mismo tamaño.
Por otra parte, las fichas se ordenan por autores o por asuntos, procurando mantener un orden alfabético.
En las fichas se pueden considerar lecturas, observaciones, resúmenes, experiencias, etc. Acerca de determinado asunto o tema. También las fichas pueden guardar el resultado de una serie de vivencias personales.
Fichas hemerográfica
Esta ficha la usamos cuando deseamos guardar información o datos de alguna revista o periódico, y las medidas que tiene esta ficha son iguales a la ficha bibliográfica. Los datos que debe obtener una ficha Hemerográfica, los podemos obtener del encabezado de una revista ó periódico.
Así, los debemos integrar en una ficha Hemerográfica cuando hacemos referencia al artículo de una revista son los siguientes:
- Autor del artículo.
- Título del artículo.
- Título original, si fuera traducción.
- Título de la publicación periódica.
- Lugar de publicación.
- Número del volumen (o año).
- Número del fascículo.
- Paginas inicial y final del articulo.
- Fecha del volumen ó fascículo.
- Indicación de ilustraciones, tablas, etc.
Por otro lado, los datos que debemos integrar en orden de una ficha Hemerográfica cuando hacemos referencia a algún artículo de periódico son los siguientes:
- Autor del artículo.
- Título del artículo.
- Título original, si es traducción.
- Título del periódico.
- Lugar de publicación.
- Fecha.
- Número ó título de la sección.
- Página.
Ficha bibliográfica
En la ficha bibliográfica podemos ordenar un conjunto de datos que nos permita la identificación de algunas publicaciones ó parte de ellas. De esta manera, la ficha bibliográfica nos permite realizar escritos como los siguientes:
- Ordenar una bibliografía completa.
- Tener el resumen de algún tema, memoria ó análisis.
- Escribir una nota al final de un texto ó en pie de pagina.
- Hacer la síntesis de una publicación ó cita textual.
Al realizar una ficha bibliográfica se debe de asegurar que todos los datos que tenemos en ella, nos permita identificar con precisión una obra. En el caso de que la obra sea un libro se deben de considerar los elementos siguientes:
- Autor (de la obra).
- Titulo.
- Titulo original si es una traducción.
- Número de edición.
- Lugar de la publicación.
- Editor.
- Año de publicación.
- Número de paginas.
- Número de volúmenes.
- Indicación de tablas e ilustraciones.
- Título de la colección o serie, y número de la publicación dentro de la serie.
Cada uno de los elementos citados se deben obtener de la portada, en algunas ocasiones es necesario hacer una referencia en relación con una parte del libro y debemos precisar los siguientes puntos:
- Autor.
- Título de la parte catalogada.
- Título de la publicación.
- Número de edición.
- Lugar de publicación.
- Editor.
- Año de publicación.
- Indicación de volumen, capítulo y paginas, inicial y final, o página determinada de la parte catalogada.
Publicación periódica y seriada
Elementos que debe integrar una ficha bibliográfica cuando hace referencia a una publicación periódica y seriada.
- Título de la publicación.
- Lugar de la edición.
- Lugar de edición.
- Editor-autor (entidad responsable, sino consta en el título).
- Fecha (año del primer volumen y, si la publicación cesó, también del ultimo).
- Periodicidad (semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral, etc.) o frecuencia irregular.
- Precio
- Dirección.
- Título(s) anterior(es).
Elementos que debemos de integrar en una ficha bibliográfica, cuando hacemos referencia a fascículos especiales, suplementos, etc., son los siguientes:
- Título de la publicación (fascículo).
- Lugar de la publicación.
- Editor-autor (entidad responsable si no consta en el título).
- Fecha (año de los volúmenes o fascículos catalogados).
- Número de páginas de la publicación.
- Indicación del tipo de suplemento y/o del número especial.
- Indicación del número(s), volumen(es), o fascículo(s) catalogado(s).
Los elementos que debe integrar una ficha bibliográfica cuando se hace referencia a una colaboración en obras colectivas, misceláneas, actas de congresos son:
- Autor de la colaboración.
- Título de la colaboración.
- Título original(si es traducción).
- Editor-autor (director, organizador, compilador, etc.) precedido de «En:».
- Título de la publicación colectiva.
- Número de edición.
- Lugar de publicación.
- Editor comercial.
- Año de publicación.
- Número de volumen o parte.
- Páginas inicial ó final de la colaboración.
- Indicación de ilustraciones, tablas, etc.
- Título de la colección y numero.
La ficha bibliográfica es necesaria que se elabore cuando consultemos una publicación. Integrando en la ficha las características, datos y elementos de acuerdo a la obra(s) que consultemos ó realicemos.
Fichas biográficas
La ficha biográfica se realiza cuando es necesaria la información en forma resumida de la vida de un autor (o autores). En el deben aparecer los siguientes aspectos.
- Año y lugar de nacimiento y muerte del autor. Nacionalidad.
- Estudios que realizó. Profesión.
- Obras más importantes que escribió.
- Temas que estudió. Teorías que desarrolló.
- Importancia científica en su época.
Fichas textuales
Este tipo de fichas se realiza la trascripción de un párrafo que contenga una idea importante para el trabajo de investigación que se está realizando.
La lectura de las fuentes para obtener información se realiza en función del plan de trabajo, es decir que no se leen corrido los libros, artículos o documentos, si no los capítulos o las partes que servirán a la investigación. En esta lectura selectiva y analítica el estudiante va localizando y tomando nota de los datos o ideas que se interesan.
Las técnicas más recomendables para la elaboración de la ficha textual son las siguientes: Registrar en tarjetas la información más significativa de acuerdo con el plan de trabajo. Las citas textuales siempre se escriben entre comillas para distinguirlas de los comentarios o ideas personales del investigador.
Toda cita textual debe ser breve, tener unidad y representar una sola idea. Ahora bien, si una parte del texto que se quiere transcribir es innecesaria puede eliminarse y en su lugar se anota tres puntos para indicar que se ha suprimido (…).
Ficha resumen
El resumen consiste en obtener de estudio de un texto una exposición sintetizada que permita manejar, la información valiosa contenida en un libro o en un capítulo de un texto. La información se registra en fichas de resumen. Para ello se debe hacer lo siguiente:
- Seleccionar los textos cuyo contenido posea valiosa información acerca del tema de investigación.
- Seleccionar la idea central y después aquellas ideas que sirvan de apoyo o ejemplifiquen la idea central.
- Redactar en forma sumaria en las fichas de resumen las ideas fundamentales del texto.
- Numerar y archivar las fichas obtenidas.
De esta forma, las fichas de resumen comprenden:
- El resumen del tema del que trata el libro, capítulo o subcapítulo estudiado.
- El tema o materia tratado.
- Los datos de la ficha bibliográfica o Hemerográfica.
- Las fichas de resumen son de (10 x 17.5 cm).
Ficha mixta
Al resumir un texto en el cual se encuentran partes que presentan ciertas dificultades para sintetizar, o que son representativas de la ideología o estilo del autor, o que contienen datos particularmente importantes. En cualquiera de estos casos se debe incluirlas entre comillas.
Ficha personal
Se utiliza para anotaciones interpretativas. En el caso de que en ella se haga mención de algún autor u obra, no necesita llevar la referencia bibliográfica, pero sí una clasificación.
