¿Qué es la ERP? (2024)

Definición de planificación de recursos empresariales (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) es un tipo de software que las organizaciones utilizan para gestionar las actividades empresariales diarias, como la contabilidad, el aprovisionamiento, la gestión de proyectos, la gestión de riesgos, el cumplimiento y las operaciones de la cadena de suministro. Una solución de ERP completa también incluye herramientas de gestión del rendimiento empresarial, que ayudan a planificar, presupuestar, predecir y notificar los resultados financieros de una organización.

Los sistemas de ERP enlazan multitud de procesos empresariales y facilitan el flujo de datos entre ellos. Los sistemas de ERP recopilan los datos de las transacciones compartidos por las diversas fuentes de una organización, eliminan los datos duplicados y proporcionan integridad de datos mediante una única fuente de confianza.

Hoy en día, los sistemas de ERP son elementos imprescindibles en la gestión de miles de empresas de todos los tamaños y de todas las industrias. Para estas empresas, la ERP es tan indispensable como la electricidad que les permite tener luz.

¿Qué es un sistema ERP?

¿Cómo pueden estas soluciones gestionar las actividades empresariales cotidianas de las empresas, como la contabilidad, las finanzas, las compras, la gestión de proyectos, la cadena de suministro y la fabricación?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales son plataformas completas e integradas, tanto locales como en la nube, que gestionan todos los aspectos de un negocio de producción o distribución. Además, los sistemas de ERP respaldan todos los aspectos de la gestión financiera, los recursos humanos, la gestión de la cadena de suministro y la fabricación con tu función de contabilidad principal.

Los sistemas de ERP también proporcionarán transparencia en todo tu proceso de negocio al supervisar todos los aspectos de producción, logística y finanzas. Estos sistemas integrados actúan como eje central de la empresa para la totalidad de flujos de trabajo y datos, brindando a diversos departamentos acceso a esta información.

Los sistemas y el software de ERP ofrecen soporte a múltiples funciones de toda la empresa grande, mediana o pequeña, incluida la adaptación al sector en el que opere tu organización.

¿Cuál es la diferencia entre ERP y finanzas?

Aunque el término "finanzas" se utiliza a menudo al describir el software de ERP, las finanzas y la ERP no son lo mismo. Las finanzas son un subjuego de módulos dentro de la ERP.

Las finanzas son las funciones empresariales relacionadas con el departamento financiero de una organización e incluyen módulos para contabilidad financiera, contabilidad auxiliar, centro de contabilidad, cuentas por pagar y cobrar, gestión de ingresos, facturación, subvenciones, gestión de gastos, gestión de proyectos, gestión de activos, contabilidad de empresa conjunta y cobros.

El software de finanzas utiliza funciones de generación de informes y análisis para cumplir con los requisitos de generación de informes de los órganos rectores, como la International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS) y la Financial Accounting Standards Board (FASB) para los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos (GAAP), así como para otros países (HGB en Alemania y PCG en Francia, por ejemplo).

Para las organizaciones públicas, el software de finanzas debe generar estados financieros periódicos para los reguladores, como la Comisión de Valores y Bolsas de EE. UU. (SEC, con informes como 10-Q y 10-K anuales), la Autoridad Europea de Valores y Mercados (AEVM) y otros. Para estos tipos de informes financieros, se utiliza una herramienta de informes descriptivos. La persona que, en última instancia, es responsable de las finanzas es el director financiero.

Mientras que las finanzas gestionan un área de la empresa, la ERP abarca una amplia gama de procesos de negocio, incluidas las finanzas. El software de ERP puede incluir capacidades de compras, gestión de la cadena de suministro, inventario, fabricación, mantenimiento, gestión de pedidos, gestión de proyectos, logística, gestión del ciclo de vida del producto, gestión de riesgos, gestión del rendimiento empresarial (EPM) y gestión de recursos humanos/capital humano.

ERP también se coordina con aplicaciones de front-office para crear vistas integrales de los clientes, incluidas las soluciones de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Asimismo, las aplicaciones ERP basadas en la nube suelen estar integradas con tecnologías de última generación, como el internet de las cosas (IoT), la cadena de bloques, la IA, el aprendizaje automático y los asistentes digitales. Estas tecnologías avanzadas ofrecen datos y funciones que no solo mejoran muchas de las funciones tradicionales de la ERP, sino que crean nuevas oportunidades para incrementar la eficiencia, los nuevos servicios y obtener estadísticas más detalladas en toda la empresa. Dado que los sistemas ERP abarcan toda la empresa, su gestión suele implicar una asociación con el director financiero y el director de sistemas de información, el director de operaciones y otros líderes ejecutivos clave.

Las aplicaciones ERP basadas en la nube suelen estar integradas con tecnologías de última generación, como el internet de las cosas (IoT), la cadena de bloques, la IA, el aprendizaje automático y los asistentes digitales.

Principios básicos de la ERP

Los sistemas de ERP están diseñados en torno a una única estructura de datos definida (esquema) que normalmente posee una base de datos común. Esto ayuda a garantizar que la información utilizada en toda la empresa esté normalizada y se base en definiciones y experiencias de usuario comunes. Estas estructuras básicas se interconectan con los procesos empresariales impulsados por los flujos de trabajo en los departamentos de la empresa (por ejemplo, finanzas, recursos humanos, ingeniería, marketing y operaciones), y conectan a los sistemas y las personas que los utilizan. En pocas palabras, la ERP es el vehículo para integrar personas, procesos y tecnologías en una empresa moderna.

Piense, por ejemplo, en una empresa que fabrica automóviles y obtiene piezas y componentes de múltiples proveedores. La empresa podría utilizar un sistema de ERP para hacer un seguimiento de la solicitud y la compra de estos productos, así como para asegurarse de que cada componente utilice datos uniformes y limpios, conectados a flujos de trabajo empresariales integrados, procesos de negocios, informes y analítica a lo largo de todo el proceso de aprovisionamiento a pago.

Cuando el sistema de ERP se implementa correctamente en esta empresa de fabricación de automóviles, un componente (por ejemplo, pastillas de freno delantero), se identifica de manera uniforme por el nombre de la pieza, el tamaño, el material, la fuente, el número de lote, el número de pieza del proveedor, el número de serie, el costo y las especificaciones, con multitud de otros elementos descriptivos y basados en datos.

Como los datos son el elemento vital de todas las empresas modernas, la ERP facilita la recopilación, organización, análisis y distribución de esta información a cada individuo y sistema que la necesite para cumplir mejor su función y responsabilidad.

La ERP también garantiza que estos campos de datos y atributos se acumulen en la cuenta correcta en el libro mayor general de la empresa, para que todos los costos se rastreen y representen adecuadamente. Si las pastillas de los frenos delanteros se llamaran "frenos delanteros" en un sistema de software (o tal vez en un conjunto de hojas de cálculo), "pastillas de freno" en otro y "pastillas fr." en un tercero, sería difícil para la empresa de fabricación automotriz calcular cuánto se gasta anualmente en las pastillas de freno delanteras y si debe cambiar de proveedor o negociar para obtener mejores precios.

Uno de los principios clave de la ERP es la recopilación centralizada de datos para su amplia distribución En lugar de utilizar diversas bases de datos independientes con un inventario interminable de hojas de datos inconexas, los sistemas de ERP organizan el caos y permiten a todos los usuarios (desde el director ejecutivo hasta los empleados de cuentas por pagar) crear, almacenar y utilizar los mismos datos derivados a partir de procesos comunes. Gracias al repositorio de datos seguro y centralizado, cualquier persona de la organización puede estar segura de que los datos son correctos y que están actualizados y completos. La integridad de los datos queda garantizada para cada tarea que se lleva a cabo en la organización, desde un estado financiero trimestral hasta un único informe de cuentas pendientes, sin necesidad de depender de hojas de cálculo propensas a errores.

El valor empresarial de la ERP

Es imposible ignorar la influencia de la ERP en el mundo empresarial actual. A medida que los datos y los procesos empresariales se recopilan en los sistemas de ERP, las empresas pueden alinear departamentos independientes y mejorar los flujos de trabajo, lo que supone un ahorro neto considerable. Esto aporta ventajas empresariales específicas:

• Mejor visión del negocio a partir de la información en tiempo real generada por los informes
• Costos operacionales más bajos a través de procesos empresariales optimizados y mejores prácticas
• Aumento de la colaboración por los usuarios que comparten datos en contratos, solicitudes y órdenes de compra
• Aumento de la eficacia a través de una experiencia de usuario común en muchas funciones empresariales y procesos empresariales bien definidos
• Infraestructura hom*ogénea, desde la administración interna hasta la directiva; todas las actividades empresariales tienen el mismo aspecto
• Índices más altos de adopción por parte de los usuarios debido a una experiencia de usuario y un diseño comunes
• Menor riesgo a través de una mayor integridad de los datos y controles financieros
• Menos costos de explotación y gestión a través de sistemas uniformes e integrados

Breve historia de la ERP

De las tarjetas de papel a los dispositivos móviles
La historia de la ERP se remonta más de 100 años atrás. En 1913, el ingeniero Ford Whitman Harris desarrolló lo que posteriormente se conoció como el modelo de cantidad económica de pedidos (EOQ), un sistema de fabricación basado en papel para la programación de la producción. El EOQ fue el estándar de fabricación durante décadas. El fabricante de herramientas Black and Decker cambió la reglas del juego en 1964 al ser la primera empresa en adoptar una solución de planificación de requerimientos de materiales (MRP) que combinaba conceptos de EOQ con una computadora mainframe.

La MRP siguió siendo el estándar de fabricación hasta que se desarrolló la planificación de recursos de fabricación (llamada MRP II) en 1983. La MRP II presentaba los "módulos" como componente arquitectónico clave del software, y los componentes de fabricación básicos integrados incluían las compras, las listas de materiales, la programación y la gestión de contratos. Por primera vez, se integraron diferentes tareas de fabricación en un sistema común. La MRP II también ofrecía una visión atractiva de cómo las organizaciones podían aprovechar el software para compartir e integrar los datos empresariales y mejorar la eficiencia operativa con una mejor planificación de la producción, inventarios reducidos y menos desechos (residuos). A medida que la tecnología informática evolucionaba a través de los años setenta y ochenta, se desarrollaron conceptos similares a la MRP II para abordar actividades comerciales distintas de la fabricación y se incorporaron las finanzas, la gestión de las relaciones con los clientes y datos de recursos humanos. En el año 1990, los analistas tecnológicos encontraron un nombre para esta nueva categoría de software de gestión empresarial: la planificación de recursos empresariales (ERP).

Modelos de implantación de ERP: de aplicaciones locales a la nube

El pasado de la ERP: de 1990 al nuevo milenio
Desde la década de los noventa hasta principios del siglo XXI, la adopción de la ERP creció rápidamente. Al mismo tiempo, los costos de implementación de los sistemas de ERP también empezaron a subir. El hardware necesario para ejecutar el software estaba normalmente en las instalaciones de la empresa: máquinas grandes en una sala de servidores. Tanto el hardware como las licencias de software requerían inversiones de capital que se depreciaban en un periodo de cinco a diez años. Además, las organizaciones casi siempre querían personalizar sus sistemas de ERP para satisfacer sus necesidades específicas, lo que conllevaba un gasto adicional en consultores de software y formación.

Mientras tanto, la tecnología de ERP evolucionó hasta incorporar Internet, con nuevas funciones y características, como la analítica integrada. Con el paso del tiempo, muchas organizaciones descubrieron que sus sistemas de ERP físicos no podían seguir el ritmo de las modernas exigencias de seguridad o las tecnologías emergentes, como los smartphones.

ERP en la nube: un nuevo modelo de entrega de la ERP

El software como servicio (SaaS)
entró en la nube, especialmente el modelo de entrega de software como servicio (SaaS) para ERP. Cuando el software de ERP se implementa como servicio en la nube, se ejecuta en una red de servidores remotos, en lugar de en una sala de servidores de la empresa. El proveedor de la nube aplica parches, gestiona y actualiza el software varias veces al año, en lugar de una actualización costosa una vez cada 5-10 años en un sistema local. La nube puede reducir tanto los gastos operativos (OpEx) como los gastos de capital (CapEx), ya que elimina la necesidad de que las empresas adquieran software y hardware o contraten personal adicional de informática. Estos recursos pueden invertirse en nuevas oportunidades de negocio, de forma que la organización esté siempre al día con el software de ERP más reciente. Los empleados pueden centrarse más en las tareas con mayor valor añadido, como la innovación y el crecimiento, en lugar de hacerlo en la gestión de los recursos informáticos.

Siete razones para pasar a una solución de ERP en la nube

Para organizaciones de todos los tamaños, incluidas grandes empresas y pymes, no es posible retirar sistemas locales y trasladarlos por completo a la nube en un solo paso. O, al menos, no es algo que se sientan cómodos haciendo dentro de un corto periodo de desarrollo. Mientras tanto, mantener el rumbo con un ERP local, ignorando todas las ventajas de la planificación de recursos empresariales como una solución en la nube, ya no es una ruta ideal. ¿Por qué deberías plantearte el uso de aplicaciones en la nube para reemplazar o ampliar tu sistema local?