Les meilleures formules de politesse pour bien terminer un email en 2022 (2024)

Terminerun email peut être un exercice périlleux. Quelle signature utiliser, quel ton adopter, quelle formule de politesse choisir? Mieux vaut y réfléchir à deux fois, car votre capacité à intégrer les codes en vigueur en dira long sur votre personnalité et votre professionnalisme.

Le nombre d’articles qui traitent du sujet prouve bien l’intérêt ou l’inquiétude que suscite la question.

Que choisir ? Une formule originale pour se démarquer et afficher sa personnalité ou une expression plus classique afin d’éviter tout faux pas? Et quelle expressionprivilégier ? Courte ou longue, formelle ou moderne? Le sujet mérite de s’y arrêter, le temps de tordre le cou à quelques idées reçues et de rappeler quelques fondamentaux.

Pourquoi la conclusion d’un e-mail professionnel est-elle si importante ?

Avant de nous plonger dans les meilleures façons de conclure un e-mail professionnel, voyons d’abord pourquoi ces formules de politesse sont importantes.

Pour beaucoup, ce qui compte vraiment lorsqu’on envoie un e-mail, c’est son contenu, les informations qu’on communique au destinataire. Et peu importe la forme … Pourtant, dans bien des cas, la façon dont vous vous présentez, la manière dont vous articulez votre argumentation ou votre demande, et même le type de conclusion et de signature que vous adoptez … tout cela a probablement autant d’importance que le message en lui-même.

Pourquoi finir chaque mail par une formule de politesse ?

Nous vivons dans un monde de l’immédiat, où tout doit aller vite et droit au but. Pourtant, la communication professionnelle conserve un certain formalisme qui nous force à modérer nos ardeurs, à tempérer notre langage et à structurer nos pensées. Dernier rempart de cet équilibre fragile, les formules de politesse qui émaillent nos courriels sont la marque du respect que nous devons à tout interlocuteur. Car même si les formulations changent en fonction du destinataire et du type de message, certaines règles d’étiquette persistent.

Ainsi par exemple, si vous écrivez un mail à un recruteur avec une lettre de motivation en pièce jointe, vous aurez à coeur de remercier votre destinataire d’avoir pris le temps de lire vos documents. Les exemples de formules de politesse pour bien conclure votre mail ne manquent pas. En voici quelques-unes : «Je vous remercie d’avoir pris le temps de lire ma lettre, et vous prie d’agréer, madame, monsieur, mes sincères salutations» ou encore «Je reste à votre disposition si vous souhaitez avoir plus d’informations. Cordialement, Claire.» Vous l’aurez compris, en fonction du degré d’intimité que vous aurez avec votre destinataire, vous adapterez la formule de politesse pour conclure votre mail.

Votre formule de salutation et les informations que vous donnez au destinataire de votre message peuvent faire une différence significative en termes d’attention et de réponse à votre message. Or, c’est bien cela le but de votre email : recevoir une réponse, de préférence favorable, attentive ou bienveillante.En d’autres termes, la phrase de conclusion que vous utiliserez doit fonctionner comme un fantastique appel à l’action (CTA) qui invitera la personne recevant votre e-mail à prendre des mesures, à montrer de l’intérêt pour ce dont vous parlez, et finalement à vous contacter.

À lire aussi : Transformez votre signature mail en atout marketing

Entre respect des codes, nouveaux rituels et chaleur humaine

Que cela plaise ou non, quel que soit votre âge ou votre métier, la communication professionnelle reste un langage très codifié. Mieux vaut en connaître les règles pour ne pas risquer de froisser une personne que vous contacteriez pour la première fois.

Puis, au-delà des premiers contacts, plus formels que les suivants, viennent toutes les autres expressions plus ou moins formatées. Le style et le ton que vous adopterez seront révélateurs de votre état d’esprit et de vos intentions.

Dans un article un brin provocateur – « Bien à vous », vraiment ? – une journaliste de Libération décortique avec verve la formule de politesse qui envahit désormais de très nombreux emails :

C’est dans le rituel«Bien à vous», «Bien à toi»que se reconnaissent désormais les ambiguïtés de notre temps. Mais que signifie-t-elle donc, cette étrange formule récurrente qui se fraie un passage dans une société obnubilée par l’individualisme et l’indépendance ? (…)

Qu’est-ce donc qu’être poli aujourd’hui ? D’abord rassurer et non plus assurer. A la place des«Veuillez croire»,et des«Recevez l’assurance»,le«Bien à vous»prend soin de débuter par un mot réconfortant entre tous. Car enfin on n’écrit pas«A vous»(ou«A toi») qui sonnent trop vrai et peut-être trop faux en même temps, mais«Bien à vous».

See Also

Quelle formule de politesse utiliser ? 29 manières de finir un email

Rassurer, persuader, masser, détendre, optimiser le temps de cerveau disponible, materner l’autre, telle est la fonction de ce premier mot. Et puis derrière, tout de suite, sans attendre, voici l’offrande suprême, le rite oblatif qui dans les termes impose l’idée d’une dépossession de soi tout entière tournée vers l’autre et sa satisfaction espérée : c’est à toi qu’appartiennent mes actes et mes pensées, à vous que je destine mes secrètes influences, à votre cause que je me rends sans plus hésiter. Dans ton combat, sache-le tu n’es plus seul ; me voilà soldat de ton armée des ombres. Quoique tu puisses croire, semble nous dire la bienfaisante formule, je t’assure que je suis de ton côté.

J’avoue que la formule « Bien à vous » me rebute. À tout prendre, je lui préfère une autre tournure, tout aussi passe-partout, que je trouve plus chaleureuse et positive : « cordialement ».

L’expression «Bien à vous» n’est apparue dans mon radar quedepuis que je suis en contactavec des PME. Elle n’avait en effet pas cours dans l’univers corporate que j’ai si longtemps fréquenté. Je me suis donc demandé pourquoi certains entrepreneurs l’utilisaient à tout va. À y réfléchir, sans doute est-ce une évolutiondu traditionnel «à votre service» jugé trop direct ou commercial. Si tel est le cas, ce qui m’interpelle,c’est l’absurdité de la proposition. En effet, dans nos échanges, ces PME sontmes (futurs) clients et moi, leurprestataire … Ils ne sont donc certainement pas«à ma disposition». Ceserait plutôt l’inverse !

Au-delà de l’hypocrisie de la formule, ce qui me hérisse bien plus, c’est sa version abrégée, ce « bàv » minimaliste qui s’affiche comme par mégarde au bas de certains courriels le plus souvent expéditifs. Certes, les affaires doivent aller vite … mais est-ce une raison pour en évacuer toute attention pour son interlocuteur ?

Bref, mieux vaut maîtriser les codes et les formes pour arrondir les angles d’une communication pas toujours simple.Examinons à présent d’un peu plus près les différentes formules et les alternatives qui s’offrent à nous.

3 degrés de familiarité dans la conclusion d’un email

La formule de politesse que vous adopterez dépendra avant tout du degré de familiarité avec votre interlocuteur. Vous n’utiliserez pas la même expression au bas d’une lettre de motivation, d’une réclamation à votre banque, d’une note de synthèse envoyée à votre supérieur hiérarchique ou d’un message envoyé à un collègue proche. C’est le simple bon sens.

Les formules classiques se résument en un tableau assez simple:

Des formules de politesse adaptées au contexte

Ne vous contentez pas d’insérer toujours les mêmes formules à la fin de chaque courriel. Et si vous utilisez une signature automatique, n’y incluez pas la formule de politesse. Obligez-vous à penser à ce que avez envie de souhaiter à votre interlocuteur.

Cela peut être aussi simple que de personnaliser la signature de vos e-mails en fonction du moment ou de l’heure d’envoi.

• Bonne journée (matinée, après-midi)
• Bon début de semaine
• Belle journée ensoleillée
• Excellente fin de semaine
• Profitez bien de vos vacances

Créativité : à réserver aux échanges moins formels

Lorsque les échanges sont moins formels, il est bien sûr plus facile de sortir des sentiers battus et de laisser libre cours à votre sens de l’humour ou de la répartie, d’adopter des formules tirées de films, chansons ou autres

• Sportivement, (ou Artistiquement, …)
• Don’t worry, be happy,
• Let it be,
• Recevez nos encouragements les plus vifs,
• ASAPement vôtre,

De la courtoisie avant tout

Soigner son orthographe, respecter les règles de grammaire, adopter le style de votre interlocuteur (tutoiement ou vouvoiement, langage formel ou informel, etc.) sont autant de marques de la plus élémentaire courtoisie professionnelle. Rien de tel pour amadouer un interlocuteur exigent.

Les formules à proscrire

Bien des tournures maladroites, poussiéreuses ou même erronées émaillent de nombreux emails professionnels. En voici quelques-unes que je vous invite à remiser tout de suite au placard, car elles sont généralement contre-productives.

• Toutes les abréviations comme CDLT, SLT, bàv, bàt, etc.
• Les mauvais jeux de mots (car ils risquent de blesser votre interlocuteur)
• Les expressions qui peuvent porter à confusion
• La formule : «bonne réception (de ce mail)» (= inutile)
• Les erreurs de formulation et les fautes d’orthographe (je transfert au lieu de je transfère) (je vous serais gré au lieu de je vous saurais gré)
• Les formulations négatives, comme «nous ne manquerons pas de vous rappeler» ou «n’hésitez pas à me recontacter». Préférez-leur des tournures positives comme «Nous vous rappelons au plus vite ou dès que possible» ou «je vous invite à me recontacter si vous avez d’autres questions».

De même, l’usage d’émojis reste délicat et ne peut s’utiliser que si vous connaissez bien votre interlocuteur.

Conclure sans fermer la porte

La fin d’un email est aussi importante que son début. Il faut bien sûr savoir capter l’attention du lecteur pour qu’il lise votre message, mais il faut aussi préparer les échanges futurs et laisser une bonne impression. C’est le rôle de la formule de politesse.

L’idée est de toujours conclure. Mais la formule de politesse doit également s’ouvrir sur l’avenir. «Il ne suffit pas de poser son information et de partir sèchement», explique Aude Roy. Comme dans la vraie vie, il s’agit de se revoir, ou de rester en contact. Ainsi, on peut, dit la coach, terminer un mail par les formules suivantes : « dans l’attente de votre retour » ; « n’hésitez pas à me rappeler au… ». Le message est de « donner un rendez-vous futur, soit physique, soit téléphonique ou via un autre mail. Il faut tendre ce pont vers le futur pour que le mail soit suivi d’une autre action, que la relation continue. »