El uso de las TIC en las empresas es cada vez más frecuente. Esto no es de extrañar, pues estamos en una sociedad cada vez más digitalizada, con herramientas más intuitivas diseñadas para facilitarnos la vida y el trabajo. El mundo empresarial no vive de espaldas a esta realidad, sino que trata de incorporar las Tecnologías de la Información y la Comunicación a su día a día ya que aportan grandes oportunidades a los negocios, empezando por facilitar la propia gestión o contabilidad, haciéndolos más competitivos y reduciendo también los costos.
Los costos se relacionan, principalmente, con la capacidad de automatizar tareas mediante programas que las hacen más sencillas, como por ejemplo ocurre con los cálculos económicos. Depende, por supuesto, del tipo de empresa de la que hablemos, así como del capital humano con el que contemos, pues muchas veces el uso de las TIC no reporta beneficios a corto plazo y supone un esfuerzo. Aún así, hay unos puntos comunes que pueden aplicarse a todas las problemáticas que pueden aparecer a la hora de emprender.
Las oportunidades que muestran las TIC en las empresas van estrechamente ligadas a la facultad para aprovecharlas, obteniendo mayores rendimientos donde antes no se podía. Es indudable la capacidad de análisis de datos y similar que puede sacarse de la aplicación de las TIC en los negocios. Muchas de estas herramientas son similares a las aplicadas en las TIC educativas.
Toda esta reducción de costos por la automatización, hasta la revolución creada por la gestión de la big data, hace que se vuelva mucho más rápido y sencillo. El caso más claro lo tenemos en las compras por Internet, donde cada vez más usuarios prefieren la comodidad de comprar desde su casa, por la mejora de surtido y la posibilidad de comparar productos de varias marcas y distribuidores sin moverse de su salón.
Ventajas y desventajas del uso de las TIC en las empresas
Ahora bien no todo el monte es orégano y las TIC aplicadas a las empresas también muestran algunas desventajas. Exponemos a continuación los puntos fuertes y las debilidades de su uso en negocios:
Ventajas:
- Rápido acceso a la información. Esto es de gran utilidad para la empresa, pues agiliza el acercamiento a los conocimientos necesarios; además, ayuda a que los clientes lleguen a nuestro negocio más fácilmente.
- Mayor capacidad de análisis de datos. Herramientas informáticas que nos permiten poder analizar nuestros datos y tener un control más cercano de nuestras transacciones. Por ejemplo llevar las cuentas de nuestra empresa, estudiar a la competencia, así como conocer las estadísticas de marketing de nuestros potenciales clientes.
- Facilitar la labor de empleados y potenciar el trabajo en equipo. Muy relacionado con el punto anterior, pues un buen uso de las TIC nos permite ahorrar tiempo y esfuerzo en tareas y organización diaria.
- Mayor interconexión y expansión de mercados. Con las TIC podemos interactuar de manera casi automática entre cliente y empresa, por lo que se agiliza con gran rapidez los diversos tramites y componentes que forman parte de esta relación. Gracias a Internet podemos dar a conocer nuestros productos más allá de nuestra zona geográfica.
- Ahorrar costes. Al emplear herramientas que automaticen algunas tareas de la empresa conseguimos economizar algunos gastos tradicionales.
- Aumento de seguridad. A todos los niveles, tanto de almacenaje como contra ataques externos.
Desventajas:
- Relaciones más impersonales. Cada vez más nos acostumbramos a acciones más rápidas y relaciones a distancia, esto hace que la capacidad humana de sociabilización también se ve afectada.
- Automatización de las actividades. Pues aunque ahorra costos, también provoca la pérdida de empleo de muchas personas y una menor revisión de ciertas tareas.
- Formación en uso de TIC. Aunque en términos generales su utilización es positiva, si queremos obtener beneficios debemos emplearlas bien, y esto supone un esfuerzo de formación y conocimiento previo de TIC y empresa.
Algunas herramientas TIC para empresas
Aunque cada empresa es un mundo y presentará unas necesidades especiales, te dejamos a continuación una serie de herramientas que siempre pueden ser de utilidad para el mejor funcionamiento de tu negocio:
- Zoho. Sofware que permite gestionar distintos ámbitos de la empresa de forma sencilla y cómoda.
- Google Cloud. Uno de los servicios de nube más utilizados, pues nos permite almacenar con seguridad datos de nuestra empresa.
- Amazon Web Services. También es un servicio de almacenaje que puede ayudar a crear aplicaciones más complejas con mayor facilidad.
- Microsoft Azure. Servicio de computación en la nube que nos permite construir y probar aplicaciones a través de sus centros de datos.
- Dropbox. Muy compatible con distintas aplicaciones y herramientas es, quizás, uno de los servicios de almacenamiento más populares.
- One Drive. Paquete de Microsoft, está integrado a las distintas aplicaciones de este sistema, como el correo electrónico.
- G Suite. Perteneciente a Google e interconectado con todas sus aplicaciones. La versión básica es gratuita.
- Basecamp. Para el trabajo en equipo y la coordinación del mismo a distancia, aunque a veces puede resultar algo complejo en su manejo.
- Teamwork. Más sencillo que el anterior, aunque algo más incompleto, también facilita el trabajo en equipo.
- Asana. Ideal para gestionar y organizar el trabajo en equipo de manera sencilla.
- Evernote. Ideal para tomar notas y acceder a una información fácil de organizar y esquematizar.
- GanttProject. Programa de código abierto con el que realizar diagramas de Gantt que nos ayuden a la planificación de las tareas y objetivos de empresa.
- Sage CRM. Gestiona las relaciones entre empresa y cliente.
- Salesforce. Otro administrador de relaciones con el cliente que está diversificado según el tipo de negocio que tengamos.
Por supuesto, no podemos obviar aquellas herramientas que facilitan las telecomunicaciones entre nuestros trabajadores, ayudando también a la gestión y difusión de proyectos.
