ACTIVIDAD/TAREA:
Términos sinónimos, aunque se acostumbra
tratar a la tarea como una acción componente de la
actividad. En general son acciones
humanas que consumen tiempo y recursos, y
conducen a lograr un resultado concreto en un
plazo determinado. Son finitas aunque pueden ser
repetitivas.
ALGORITMO:
Procedimiento por medio del cual se resuelve cierta
clase de problemas. Es
la representación gráfica de una sucesión
lógica
de operaciones o
pasos que conducen a la solución de un problema o a la
producción de un bien o a la
prestación de un servicio.
ANÁLISIS:
Acción de dividir una cosa o problema en tantas
partes como sea posible, para reconocer la naturaleza de las
partes, las relaciones entre éstas y obtener conclusiones
objetivas del todo.
CONTROL:
Tipos: 1. control de
calidad; 2. control de
cantidad; 3. control de costos; 4.
control de tiempo. Es el acto de registrar la medición de resultados de las actividades
ejecutadas por personas y equipos en un tiempo y espacio
determinado. Se ejerce Ex-ante, Durante y Ex-post respecto a la
ejecución de las actividades.
CONTROL DE CALIDAD:
El control de calidad se ocupa de garantizar el logro de
los objetivos de
calidad del trabajo respecto a la realización del nivel de
calidad previsto para la producción y sobre la
reducción de los costos de la calidad.
CONTROLAR:
Acto de medir y registrar los resultados alcanzados por
un agente del sistema
organizacional en un tiempo y espacio determinados.
COORDINAR:
Acto de intercambiar información entre las partes de un todo.
Opera vertical y horizontalmente para asegurar el rumbo
armónico y sincronizado de todas los elementos que
participan en el
trabajo.
DEPARTAMENTALIZACIÓN:
Fase del análisis administrativo que se ocupa de
analizar y dividir el trabajo como un todo, estableciendo los
niveles de especialización y complejidad de todas las
partes o componentes del trabajo y dando figura al organigrama.
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL:
Acción de mantenimiento
y actualización permanente de los cambios aplicados a una
organización y respecto a su medio
ambiente.
DIAGNÓSTICO:
Identificación y explicación de las
variables
directas e indirectas inmersas en un problema, más sus
antecedentes, medición y los efectos que se producen en su
medio ambiente.
DIRIGIR:
Acto de conducir y motivar grupos humanos
hacia el logro de objetivos y resultados, con determinados
recursos.
DIVISIÓN DEL TRABAJO:
Acto de segmentar el trabajo total de una
organización, por especializaciones y niveles de
dificultad.
EFICACIA:
Indicador de mayor logro de objetivos o metas por unidad
de tiempo, respecto a lo planeado.
EFICIENCIA:
Indicador de menor costo de un
resultado, por unidad de factor empleado y por unidad de tiempo.
Se obtiene al relacionar el valor de los
resultados respecto al costo de producir esos
resultados.
ESTRATEGIA:
En un proceso
regulable; es el conjunto de las reglas que aseguran una
decisión óptima en cada momento. Una estrategia por lo
general abarca los objetivos, las metas, los fines, la política y la
programación de acciones de un todo
organizacional o individual.
EVALUAR:
Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados
en un momento y espacio dados, con los resultados esperados en
ese mismo momento. Es buscar las causas de su comportamiento, entenderlas e introducir medidas
correctivas oportunas.
FINES:
Son los efectos que se obtienen con el logro de los
objetivos.
FLUXOGRAMA:
Gráfica que muestra el flujo
y número de operaciones secuenciales de un proceso o
procedimiento
para generar un bien o un servicio. Pertenece a la ingeniería
de sistemas y también se le conoce como algoritmo,
lógica o diagrama de
flujo. La ingeniería
industrial emplea otro diagrama
conocido como de "proceso, recorrido u hoja de ruta" con una
simbología diferente a la de sistemas. Al
igual que el primero, se aplica al diseño
de procesos y
procedimientos.
FODA:
Técnica de valoración de potencialidades y
riesgos
organizacionales y personales, respecto a la toma de
decisiones y al medio que afecta. Significa: Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
FORMULARIO:
Documento impreso que contiene información
estructurada "fija" sobre un determinado aspecto, para ser
complementada con información "variable" según cada
aplicación y para satisfacer un objetivo
específico.
FUNCION:
Mandato formal permanente e impersonal de una
organización o de un puesto de trabajo.
GERENCIA:
Función mediante la cual las empresas y
el Estado
logran resultados para satisfacer sus respectivas
demandas.
ÍNDICE:
Relación matemática
de un valor respecto a otro valor. El resultado puede ser un
número absoluto o relativo.
LOGÍSTICA:
1. Explica el proceso de cómo se han de allegar
los recursos necesarios en el lugar, cantidad y tiempo adecuados.
2. Alguien se preocupa de lo que requiere cada situación y
asegura además de que todos los recursos necesarios
estarán disponibles en el momento adecuado.
MACROANÁLISIS ADMINISTRATIVO:
Estudio global de más de una institución,
vistas como unidades de un sistema total de administración general. Es el
análisis del "sistema del Estado"
constituido por la totalidad de instituciones
y órganos que lo forman.
MANUAL:
Documento que contiene información válida
y clasificada sobre una determinada materia de
la
organización. Es un compendio, una colección de
textos seleccionados y fácilmente localizables.
MANUAL DE FUNCIONES:
Documento similar al Manual de
Organización. Contiene información válida y
clasificada sobre las funciones y productos
departamentales de una organización. Su contenido son y
descripción departamental, de funciones y
de productos
MANUAL DE ORGANIZACIÓN:
Documento que contiene información válida
y clasificada sobre la estructura,
funciones y productos departamentales de una organización.
Su contenido son organigramas y
descripción departamental, de funciones y de
productos.
MANUAL DE POLÍTICAS:
Documento que contiene información válida
y clasificada sobre las políticas, normas e
instrucciones que rigen el quehacer de corto, mediano y largo
plazo de los funcionarios de una organización. Su
contenido son políticas, normas e
instrucciones.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:
Documento que contiene información válida
y clasificada sobre la estructura de producción, servicios y
mantenimiento de una organización. Su contenido son los
procedimientos de trabajo, que conllevan especificación de
su naturaleza y alcances, la descripción de las
operaciones secuenciales para lograr el producto, las
normas que le afectan y una gráfica de proceso (hoja de
ruta, fluxograma).
MANUAL DE PUESTOS:
Documento que contiene información válida
y clasificada sobre la naturaleza y funciones de cada puesto o
cargo de trabajo, con sus respectivos requisitos de ingreso y
valoración, de una determinada organización. Su
contenido son los puestos de trabajo, que conllevan
especificación de su naturaleza y alcances,
valoración, la descripción de sus funciones y el
perfil de los productos de salida.
MANUAL TÉCNICO:
Documento que contiene información válida
y clasificada sobre la estructura y modo de operar un aparato. Su
contenido destina un porcentaje menor a la descripción y
uno mayor a la gráfica. Ejemplos Manuales de TV y
Sonido,
CPU,
vehículos, etc.
META:
Es la cuantificación del objetivo
específico. Indica la cantidad y unidad de medida del
resultado deseado y el tiempo y lugar para lograrlo. Se compone
de Verbo+cantidad+unidad de
medida+tiempo+localización.
MÉTODO:
Sucesión lógica de pasos o etapas que
conducen a lograr un objetivo predeterminado.
MICROANÁLISIS ADMINISTRATIVO:
Estudio minucioso de una institución o de un
órgano, desde lo general hasta el menor detalle operativo.
Evalúa la naturaleza doctrinaria del ente, sus fines,
estructura, funciones, puestos, sistemas, formas, normas,
recursos y planta, para asegurar su congruencia con las funciones
del Estado y con las demandas de la población.
MODELO:
Conjunto de variables relacionadas entre sí e
interactuantes, que en bloque dinámico conducen a obtener
un resultado predeterminado o a solucionar un
problema.
OBJETIVO ESPECÍFICO:
Es la especificación de una parte del objetivo
general. El conjunto de objetivos específicos logran el
objetivo general.
OBJETIVO GENERAL:
Se define como "un deseo a lograr".
ORGANIZAR:
Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de
una organización o plan, para
alcanzar resultados previstos mediante la
operación.
ORGANIGRAMA:
Es la representación gráfica de la
estructura formal de una organización, según
división especializada del trabajo y niveles
jerárquicos de autoridad.
PLAN ANUAL OPERATIVO:
Plan institucional de corto plazo pero vinculado al plan
de mediano y largo plazos. Es el conjunto armónico de
políticas, estrategias,
objetivos, metas, actividades y el presupuesto
institucionales, programadas en el tiempo y conducentes a un
objetivo común. Se ejecuta en un año (corto plazo)
y con determinados recursos.
PLAN:
Conjunto de programas y
proyectos
relacionados entre sí y conducentes a un objetivo
común. También conjunto armónico de
actividades para lograr un resultado concreto.
PLANIFICACIÓN:
Proceso racional y sistémico de preveer,
organizar y utilizar los recursos escasos para lograr objetivos y
metas en un tiempo y espacio predeterminados.
PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA:
Proceso racional de previsión,
estructuración, diseño y asignación
óptima de recursos de las organizaciones,
para que alcancen resultados en un tiempo y espacio
dados.
PLANIFICACIÓN
SOCIOECONÓMICA:
Proceso racional y continuo de previsión,
organización y uso de recursos escasos, para alcanzar
objetivos y metas sociales y económicas en un tiempo y
espacio predeterminados.
POLÍTICA:
Conjunto de estrategias, normas y parámetros de
una organización, que orientan la actuación de los
funcionarios para alcanzar sus objetivos y metas en un lugar y
plazo dados. Es un marco general de actuación.
PRESUPUESTO:
Plan financiero de ingresos y
egresos de corto plazo conformado por programas, proyectos y
actividades a realizar por una organización,
presentándose en determinadas clasificaciones.
PROBLEMA:
Situación anormal respecto a las conductas o
hechos considerados "normales" en un momento histórico
determinado y un lugar dado.
PROCEDIMIENTO:
Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados que
trabajan en sectores distintos y que se establece para asegurar
el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para
producir un determinado bien o servicio.
PRODUCTO:
Es el resultado parcial o total (bienes y
servicios), tangible o intangible, a que conduce una actividad
realizada.
PROGNÓSIS:
Juicio valorativo de costo/beneficio, respecto a la
información aportada por un diagnóstico o situación de problema
concreto, para definir distintas alternativas futuras de
acción.
PROGRAMA:
Conjunto armónico de objetivos, políticas,
metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con
determinados recursos. Sus resultados son "servicios".
PROYECTO:
Conjunto armónico de objetivos, políticas,
metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con
determinados recursos. Sus resultados son "bienes de capital".
PUESTO:
Conjunto de deberes y responsabilidades a ejecutar por
una persona que posee
determinados requisitos y a cambio de
remuneración.
RECURSOS:
Son los medios que se
emplean para realizar las actividades. Por lo general son seis:
humanos, financieros, materiales,
mobiliario y equipo, planta física y
tiempo.
REINGENIERÍA:
Trata de la reingeniería
de procesos administrativos o de producción. Implica
ingeniar con apoyo de las ciencias y la
tecnología. Aplicada a las organizaciones
significa rediseñar sus estructuras,
procesos, métodos,
formas, planta y equipos, para hacerla más eficiente y
eficaz y acorde con las exigencias futuras de los mercados. Su
primer principio es ignorar los modos actuales de hacer las cosas
y empezar de nuevo, ingeniando nuevas alternativas. El segundo es
lograr resultados con menos operaciones, en menor tiempo, menor
costo, mayor calidad y obtener mayor satisfacción del
cliente.
RESPONSABLES:
Son los funcionarios que reciben órdenes de sus
superiores o las tienen en virtud del puesto que ocupan, sobre
actividades a su cargo. Pueden ser de dos clases: unidades
organizativas o funcionarios.
SALUD OCUPACIONAL:
Ciencia encargada del estudio interdisciplinario de los
accidentes y
enfermedades del
trabajo. El estudio se divide en tres áreas: Higiene
Industrial, Seguridad
Industrial y Medicina del
Trabajo.
SISTEMA:
Proceso cíclico que consiste en un conjunto de
partes relacionadas entre sí, capaces de transformar
insumos en productos para satisfacer demandas de su ambiente.
Consta de insumos-proceso-productos-ambiente. Los hay abiertos y
cerrados.
SISTEMA ABIERTO:
Se caracteriza porque su estado original se modifica
constantemente por la acción retroalimentadora del
ambiente, desde su nacimiento hasta su extinción. Su vida
útil depende de su adaptabilidad a las exigencias del
ambiente (homeostasis).
SISTEMA CERRADO:
Se caracteriza porque no tiene capacidad de cambio por
sí mismo para adaptarse a las demandas del ambiente. Es
irreversible y su estado presente y final está determinado
por su estado original. Son perecederos por desgaste (entropía).
SUPERVISAR:
Acto de vigilar que los hechos de un trabajo sucedan
conforme a las normas preestablecidas y en el tiempo y lugar
determinados.
TÁCTICA:
Sistema especial que se emplea para disimular y
hábilmente para conseguir un fin.
TRABAJO:
Acción humana, individual o colectiva, que
conduce a la obtención de un producto o a la
prestación de un servicio en un tiempo y espacio
determinado y con el apoyo de otros recursos.
UNIDAD DE MEDIDA:
Identificación clara del medio u objeto (kilos,
casas, informes,
visitas, dólares) con el cual se va a medir la cantidad de
bienes o servicios de la
meta.
Hernández Orozco, Carlos.
Análisis Administrativo: Técnicas y
Métodos.
EUNED, Costa Rica,
1998.
Por:
Hernández Orozco, Carlos
Universidad de Costa Rica.
