Última atualização em: 22/05/2023
Atrasos nas entregas, má distribuição de recursos e gastos extras são uma realidade na sua empresa?
O problema pode estar no cronograma de projetos!
Confira, neste texto, como esta ferramenta de gestão pode melhorar o fluxo de seus projetos e aprenda o passo a passo para montá-la do jeito certo.
O que é um cronograma de projetos?
O cronograma de projetos é uma ferramenta que descreve todas as tarefas que devem ser cumpridas para que o projeto seja entregue dentro do prazo determinado.
Ela funciona basicamente como uma linha do tempo, que indica quando cada tarefa deve ser iniciada e concluída. Assim, é uma ferramenta indispensável para gerenciar o tempo dos projetos e garantir que tudo seja feito sem atrasos.
Qual a função de um cronograma de projetos?
O principal objetivo do cronograma de projetos é definir exatamente quais entregas precisam ser feitas em cada momento para alcançar os resultados esperados.
Mas, atenção! É aqui que muitos erros acontecem.
Alguns gerentes acreditam que montar o cronograma seja apenas isso: estabelecer datas de entrega. Aí, quando erros e atrasos aparecem, não entendem por que a ferramenta não funciona.
Para que ela realmente ajude a cumprir os prazos, é preciso que vários fatores sejam considerados, de forma que ela contenha todas as informações necessárias para o gestor escolher as melhores ações.
Então, um cronograma de projetos eficiente deve apresentar:
- Data de início e término para cada atividade;
- Sequência das tarefas a ser seguida;
- Relação de dependência entre as atividades;
- Recursos necessários para executar a tarefa dentro do prazo.
Mais difícil do que você pensou que fosse? Calma! Logo mais a gente vai contar tudo o que você precisa considerar para montar um cronograma de projetos que gera resultado. Mas antes, veja como a gestão de projetos pode melhorar com o uso correto do cronograma de projetos:
Benefícios de utilizar um cronograma de projetos
O cronograma de projetos apresenta o que precisa ser feito e até quando. Com essas informações, a equipe e o gerente têm a base para detalhar o resto do projeto com mais assertividade e tomar decisões melhores.
Por isso, ter um cronograma de projetos bem estruturado traz diversos benefícios para uma empresa, porque ele permite:
- Acompanhar o desempenho da equipe;
- Aumentar a produtividade;
- Visualizar riscos com antecedência e tomar medidas corretivas;
- Distribuir os recursos de forma adequada;
- Garantir entregas no prazo;
- Identificar gargalos nos processos;
- Otimizar o fluxo de atividades;
- Ter entregas com maior qualidade.
Muita coisa legal, não é? Então confira a seguir o passo a passo para ter esses benefícios na prática:
5 passos para montar um cronograma de projetos completo
Montar um cronograma vai além de apenas distribuir as atividades em uma linha do tempo. É necessário que ele seja executável, tenha uma visualização simples e esteja alinhado com outras áreas da gestão.
Por isso, existem 5 passos para fazer um cronograma de projetos da maneira certa:
1. Defina o escopo do projeto
O escopo define tudo o que é necessário para alcançar os objetivos do projeto. Assim, saber o que será feito, quais os recursos utilizados, o orçamento disponível e a estimativa de tempo para a conclusão são essenciais para identificar as atividades e prazos do cronograma.
Sem a definição do escopo, o gerente não tem o direcionamento necessário e há grandes chances de as datas estimadas serem irreais. Por isso, esta deve ser a primeira etapa.
2. Faça uma EAP
A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma ferramenta que decompõe o projeto em entregas menores e mais gerenciáveis, o que possibilita enxergar todas as tarefas de uma vez e qual a hierarquia de cada uma.
Com isso, é muito comum os gerentes de projeto desenvolverem uma EAP antes do cronograma, porque ela ajuda a compreender quais etapas serão detalhadas mais adiante.
Quer aprender a montar uma EAP? Assista ao nosso webinar:
Faça a priorização das tarefas
Após saber quais são as atividades do projeto, é importante estabelecer uma ordem de execução. O objetivo da priorização é entender quais tarefas são mais importante e devem ser executadas primeiro, para evitar que atrasos vitais prejudiquem o projeto.
DICA! Utilize uma matriz de priorização
A matriz de priorização é uma ferramenta que auxilia na hora de organizar e ordenar projetos, porque ela permite identificar de forma mais clara quais tarefas são mais importantes e urgentes.
Essa ferramenta pode ser elaborada em forma de tabela, gráfico ou quadrantes, não existe muito uma regra.
| Leia o conteúdo completo: Matriz de priorização – como priorizar seus projetos e processos
4. Defina o tempo para finalização de tarefas
O quarto passo é definir um tempo para a finalização das tarefas. Aqui, é importante levar em conta o nível de dificuldade de cada atividade e avaliar a capacidade da equipe, pois não adianta estimar prazos que não serão alcançados.
Para garantir que a projeção seja correta, é interessante considerar projetos semelhantes executados anteriormente e consultar a equipe, determinando quanto tempo cada profissional necessita para realizar a tarefa que está sob a sua responsabilidade.
5. Construa o cronograma
Finalmente, depois de atribuir as tarefas e responsáveis, é hora de construir o cronograma. Existem várias maneiras de fazê-lo, como usar post-its, planilhas ou aplicativos de gerenciamento de projetos.
A melhor maneira de realizar o cronograma é aquela que o time melhor se adapta. Apesar disso, é notável que os softwares de gestão acabam trazendo algumas vantagens a mais, porque são plataformas preparadas para isso e acabam otimizando bastante tempo dos gerentes.
| Leia também: 7 Benefícios de implementar um software de gerenciamento de atividades
Ficou mais fácil entender como o cronograma de projetos deve ser elaborado? Se você quiser ver esse passo a passo mais detalhado, nós temos um webinar completo sobre o tema:
Não deixe de assistir! Mas, antes, confira a dica final que trouxemos para você:
DICA! Potencialize o cronograma do projeto com o gráfico de Gantt
Como você viu, o cronograma de projetos é uma poderosa ferramenta para ter sucesso nos negócios. Mas, e se te dissermos que os benefícios dela podem ser ainda maiores se combinados com o gráfico de Gantt?
Pois é, podem!
O cronograma do projeto é uma ferramenta usada para definir as tarefas, seus prazos e responsáveis, enquanto o gráfico de Gantt é uma visualização gráfica dessas informações.
Assim, a combinação dessas duas ferramentas permite que o gestor de projetos tenha uma visão ainda mais completa das atividades. Além disso, com o Gantt, é possível visualizar o progresso do projeto em tempo real e identificar de forma visual os atrasos que podem acontecer no projeto.
Quer aprender como montar um gráfico de Gantt? Leia nosso texto com o passo a passo completo: 5 passos para fazer um gráfico de Gantt no Excel!
Aprenda a montar um cronograma
